Kortversjonen: - Skatteetaten ønsket å implementere Microsoft 365 for høyere fleksibilitet og modernisering.
- Sopra Steria bidro med opplæring, kommunikasjon og endringsledelse for å sikre effektiv bruk av de nye verktøyene.
- Prosjektet sørget for bedre samhandling og utnyttelse av tid for Skatteetatens 8 000 ansatte.
|
Bakgrunn: Microsoft 365 i bunn
Skatteetaten ville innføre en mer fleksibel og moderne arbeidsplass for alle ansatte, blant annet med nye administrative arbeidsverktøy som kunne forbedre den interne samhandlingen. Mer hjemmekontor førte til enda større behov.
Prosjektet Digital arbeidsplass fikk i oppgave å implementere og innføre en moderne arbeidsflate for alle 8 000 ansatte med Microsoft 365 i bunn. Målet var å oppnå bedre samhandling, mer fleksibilitet, bedre møter og at ansatte i Skatteetaten jobber smartere. En sentral gevinst var å redusere tiden ansatte bruker på innlogging, søk og e-post, som vil spare betydelig med kostnader i 2021–2026.
Samtidig med oppgradering av infrastrukturen og etablering av drift- og forvaltningsorganisasjonen måtte Skatteetaten også sikre de ansattes behov når løsningen skulle tilpasses. Det var viktig at alle tok i bruk verktøyene og jobbet på nye måter. Her kom et sterkt endringsledelsesteam inn i bildet for å sikre gode prosesser for organisasjonens modning og endring.
Verdi: En digital arbeidsplass
Sopra Sterias bidrag i innføringsarbeidet til prosjekt Digital arbeidsplass har bidratt til å gi medarbeiderne grunnleggende kompetanse om nye arbeidsmåter og basisfunksjonalitet i Microsoft 365-verktøyene, og tilrettelagt for at de kan utnytte mulighetene som en digital arbeidsplass gir.
De ansattes interne samhandling er dermed forbedret, og de får mer fleksibel arbeidsdag. De kan jobbe mer effektivt og dele mer kompetanse på tvers av organisasjonen.
Lederne har blitt bevisstgjort sin rolle som forbilde og endringsleder for medarbeiderne sine, og har blitt kjent med gode verktøy for å kommunisere med sine ansatte og ha en tettere og mindre formell oppfølging. Sopra Steria har også ivaretatt overføring til linjen for å gjøre dem rustet til å fortsette arbeidet.
Hva bidro Sopra Steria med?
To fra Sopra Steria ble engasjert som interessentoppfølgere i endringsledelsesteamet, som bestod av både interne og eksterne ressurser. De ledet prosjektets innsiktsarbeid før og etter utrulling av digital arbeidsplass. De hadde også ansvar for prosjektets forberedende aktiviteter til piloteringen av den digitale arbeidsplassen.
Sopra Steria sikret forankring hos lederne gjennom møtepunkter før og etter utrullingen til den enkeltes enhet. De sørget for planlegging, koordinering og produksjon av opplæringstiltak for hele organisasjonen, deriblant opplæringsportal, demo-filmer og nettseminarer. De ledet også en informasjonskampanje om filflytting og filrydding med rådgiving om informasjonsstruktur ved bruk av de nye verktøyene.
Teamet støttet også viktige interessenter som kommunikasjonsavdelingen, HR og drift- og forvaltningsorganisasjonen. Bidrag fra teamet til å skape struktur og selve oppsettet på opplæringsportalen har vært viktig for å informere forståelig og lett tilgjengelig om de nye måtene å jobbe på.
Fakta:
Skatteetaten har ansvaret for et oppdatert folkeregister og at skatter og avgifter blir fastsatt og innbetalt på riktig måte.
I fase 1 av prosjektet skulle det etableres en grunnmur, som skulle videreutvikles i senere faser. Som en del av grunnmuren var det et behov for å oppgradere infrastrukturen og gjøre drift- og forvaltningsorganisasjonen klar til å drifte en ny skyløsning. Fasen ble avsluttet 1. kvartal 2022 og danner grunnlaget for videre faser der Skatteetaten skal hente ut mer av gevinstene.