Kvier du deg for å endre til et skybasert ERP-system? Her er fem tips som gjør prosessen smidigere enn flere virksomheter frykter.
Ja, det kan være både krevende og komplisert å få på plass et skybasert ERP-system (Enterprise Resource Planning). Et programvaresystem som effektiviserer og administrerer ulike forretningsfunksjoner i virksomheten. Selv
for dem som er kjent med implementering av jordbaserte ERP-systemer, er det nye hensyn å ta. Men, suksessen kan være nær for mange virksomheter. Her er fem tips til som kan bidra til en vellykket prosess.
1. Styr forventningene til de ansatte
Har bedriften realistiske forventninger til hva systemet kan levere? Og er dere ærlige om utfordringer som kan dukke opp underveis i prosjektet? Det er alfa og omega. Vær tydelig på hvordan implementeringsprosessen gjennomføres,
sett tydelige tidsrammer og vær åpen om mulige risikoer. Hvorfor? Jo, da bygger du tillitt og får støtte fra både ledelsen og de ansatte. Husk også å være ærlig om at overgangen til skyen ikke
nødvendigvis løser alle prosesser. Involver de ansatte og forklar så tidlig som mulig hvordan den skybaserte løsningen vil påvirke arbeidet deres.
2. Vær forberedt på endringer
Forberedelse, forberedelse, forberedelse. Start med å kartlegge og dokumentere hva som er nåværende prosesser og behov. . Definer hvilke områder som kan forbedres og sett klare mål for implementeringen. Definer tidlig hvordan
prosjektet skal håndtere nye eller endrede behov, scope-endringer og utfordringer som dukker opp underveis. Hva er need-to-have og hva er nice-to-have for løsning? Vurder også avhengighetene mellom de ulike systemene og hvordan
det vil påvirke implementeringen, slik at dette kan planlegges og hensynstas på best mulig måte.
3. Skap en smidig organisering
Ikke sluntre unna på dette punktet. En smidig organisering er helt avgjørende for å lykkes med ERP-implementeringen. Slik gjør du det:
- Del prosjektet opp i mindre delprosjekter med tydelige milepæler og leveranser.
- Involver rette personer til rett tid. Det gjør prosjektet effektivt.
- Kommunikasjon og samarbeid i teamene er avgjørende for å håndtere endringer og utfordringer underveis.
- Tilpass organisasjonskulturen til en smidig tilnærming, særlig hvis dere ikke er vant til å jobbe på den måten.
- Ikke vær redd for endring og kontinuerlig forbedring. Det gir suksess!
4. Ikke undervurder standardisering
Standardisering av prosesser er viktig for å flytte ERP-system til skyen.
Definer hva som er beste praksis for prosessene i selskapet, og tilpass dem for å dra nytte av standardfunksjonaliteten i ERP-systemet. Hvorfor? Jo, det vil gjør det lettere å skalere og tilpasse systemet ved behov. Men husk, det å
standardisere betyr ikke å stramme inn alle prosesser til en rigid mal. Husk å vurdere muligheter for å tilpasse der det er nødvendig for å være konkurransedyktige og nå unike forretningsbehov.
5. Bli kjent med mulighetene
Gjør deg kjent med mulighetsrommet som finnes i et skybasert ERP-system. Utforsk hva systemet kan levere, tilpasse og hvilke integrasjonsmuligheter som finnes. Funksjonene og mulighetene i og rundt systemet kan nemlig tilpasses til spesifikke behov
i virksomheten. Enten det er å automatisere arbeidsprosesser, gjennomføre avansert dataanalyse og rapportering, eller skape muligheter for mobilitet og samarbeid. Kjenner du mulighetene, er det også større sjans for at implementeringen
skaper reel verdi for selskapet og øker effektiviteten.
Lykke til! Med disse tipsene går i alle fall veien til skyen litt smidigere.