CSR, CSRD, ESEF, ESRS, GRI, TCFD. Det kommer stadig nye rammeverk for bærekraftsrapportering som kan oppleves overveldende og tidskrevende. Den gode nyheten er at med enkle grep kan du gjøre rapporteringen til en lek, og heller bruke tid på å agere basert på data.
Det kan være vanskelig å forstå, men målet med bærekraftsrapportering er faktisk ikke rapporteringen i seg selv. Grunnen til at EU og andre organisasjoner lager kompliserte rammeverk er for å få oversikt over arbeidet man gjør, og ha et grunnlag for tiltak som skal forbedre arbeidet.
Rapporteringen skal bidra til en kvalitativ diskusjon basert på data som gjør at man tar bedre beslutninger i arbeidet med bærekraft.
Rapportering i Excel-karusellen
En kjent utfordring for mange er at rapportering tar tid. Ofte bestemmer en virksomhet seg for ett eller to rammeverk å rapportere på, og én person får ansvar for rapporteringen. Den utvalgte går i gang med godt mot og oppretter gjerne et Excel-ark for å holde oversikt.
Dette er dessverre bærekraftig kun til arket skal fylles ut med data. I løpet av kort tid er man avhengig av informasjon fra andre i virksomheten. Det er ofte startskuddet for karusellen.
Et typisk scenario vil være at den ansvarlige for bærekraft sender en forespørsel til et knippe avdelingsledere og ber om spesifikk informasjon. Avdelingene må inn i sine kjernesystemer og hente informasjon, og de oppretter et eget Excel-ark for å holde oversikt.
Når dette er fullført sendes Excel arket til bærekraftsansvarlig som blir sittende med x antall Excel-ark i innboksen sin. Denne dataen må overføres videre, ofte via klipp og lim. Er det 10 avdelinger, blir det 10 ulike Excel-ark med data som skal inn i et annet Excel-ark. Vi lar alle risikopunktene det medfører henge for denne gang.
Lag små økosystemer som går av seg selv
Alle ser at dette ikke er spesielt smidig eller bærekraftig. Skal virksomheten rapportere per kvartal må den samme prosessen gjøres hvert eneste kvartal. Rapportering på månedsbasis blir enda verre.
Nøkkelen er å automatisere dataen som brukes til rapportering i størst mulig grad. Målet er å bruke minst mulig tid på å hente data, og mest mulig tid på å analysere data for å ta gode beslutninger. Heldigvis er det små grep du kan gjøre for å forenkle prosessen.
Twin transition: Sammenhengen mellom digitalisering og bærekraft
Skal du lykkes med bærekraftsarbeid er du nødt til å bruke data, og skal du lykkes med bruk av data er du nødt til å tenke digitalisering. Sammenhengen mellom digitalisering og bærekraft kalles "twin transition".
Skal du få tempo på den digitale bærekraftsreisen, må du få kontroll på egen data. Automatisering av datainnhenting vil spare virksomheter for både tid og frustrasjon, i tillegg gir det innsikt i hvordan arbeidet med bærekraft faktisk går.
Hvordan komme i gang med automatisering av datainnhenting
Det første dere bør gjøre er å kartlegge hva slags data dere har i hvilke systemer. Lag et kart med de ulike systemene og hvor informasjon kommer fra. Hva slags informasjon finnes i kjernesystemene, hva ligger i Excel-ark og hva er personspesifikk kunnskap?
Når dere har fått oversikt kan dere tenke på automatisering av datainnhenting. Det optimale vil være å koble seg direkte på systemene for å unngå manuell behandling. Her må IT gjerne kobles på, og gi bistand til hvordan dere setter opp en integrasjon. I tillegg ligger det ofte mye informasjon i forskjellige Excel-ark.
Excel er et supert verktøy, men behandling og manuell registrering i Excel medfører alltid en risiko. Informasjon føres ulikt, tekst føres i nummerkolonner og celler hoppes over.
En god mulighet for å forenkle og automatisere Excel-prosesser er å utforske mulighetene Low Code Applications gir. Dette er verktøy som lar deg bygge sofistikerte applikasjoner uten å kunne koding! Du kan dermed med relativt enkle grep bygge egne apper for registrering som erstatter et hav av Excel-ark. Det forenkler registreringsprosessen og sender data direkte til en database eller andre kilder.
Les også: Spørsmål verdt å stille før du skaffer deg ESG software.
Velg riktig endestasjon for bærekraftsdataen
Dataen som skal brukes i bærekraftsarbeidet må lande et sted, og det blir fort snakk om etablering av dataplattform og datavarehus. Det kan godt være det er løsningen på sikt, men før dere kommer dit er det lurt å teste i mindre skala.
Det finnes mange gode rapporteringsløsninger hvor et av de mest kjente er Power BI fra Microsoft. Med Power BI kan du samle data fra ulike kilder og koble de sammen i en datamodell. Det gjør at du kan vise data på tvers av avdelinger og forretningsområder, og du kan tilpasse til en eller flere bærekraftsdirektiver.
Målet er hele tiden å forenkle dataflyten, slik at man bruker minst mulig tid på rapportering og mest mulig tid på analysering og beslutninger. Nøkkelen for å lykkes med bærekraftsarbeidet går gjennom Twin transition, hvor du hele tiden må tenke digitalisering og forenkling – men ikke gape over for mye med en gang.
Tenk stort, start smart. Lykke til!