Det kan være katastrofalt for prosjektet, men likevel fortsetter mange å jobbe etter én innarbeidet praksis for prosjektstyring. Å åpne for smidig metodikk krever mot.
Smidig metodikk begynner å få godt fotfeste i Norge. Likevel sliter altfor mange med å rive seg løs fra etablert praksis. Paradoksalt nok kan evnen til situasjonsbasert prosjektmetodikk være svakest der vi ofte tenker at den er best: I de store prosjektorganisasjonene.
Mangelen på tilpasningsdyktighet skyldes ofte at virksomheter er spesialisert innen én prosjekttype, er underlagt en streng prosjektstyringsmodell, eller har en ledelse som ikke klarer å fri seg fra tradisjonell prosjektstyring.
Ikke alltid forutsigbart
Leverer du veldig like prosjekter, blir du god til å avklare usikkerheter tidlig. Hvis prosjektet ditt er en rutinepreget aktivitet, som å bygge et prosessanlegg av samme type du har bygd flere ganger før, identifiserer du jo enkelt flesteparten av prosjektets utfordringer i utrednings- eller planleggingsfasen. Slike prosjekter er forutsigbare.
Utfordringen med spesialisering er at definisjonen av prosjekt blir veldig smal, og at uforutsigbarhet med ett blir veldig vanskelig.
Smidig metode omfavner i stedet uforutsigbarheten, ved at den er basert på iterasjon: Gjentatt prøving, feiling og forbedring.
Smidig er derfor et godt valg når vi ikke kan forutsi beste løsning før vi starter på utviklingen, men du kan ikke forvente den samme forutsigbarheten som i et tradisjonelt prosjekt.
Det er her den store utfordringen ligger. Virksomhetene vil ha i pose og sekk.
Drar i nødbremsen
Når virksomheter skal gjennomføre et prosjekt som er utenfor standard-definisjonen sin, blir vi som eksterne prosjektledere fra Sopra Steria ofte koblet inn for å bistå. Ofte er virksomheten engasjert for å teste ut ny metodikk, men ofte vil det snart butte mot deres holdning til prosjektstyring.
De tillater ikke smidigheten de selv ønsker.
Vi har opplevd atskillige kunder – både i offentlig og privat sektor – som ønsker å styre smidig, men ombestemmer seg når de ser at usikkerhetene oppstår og de mister følelsen av kontroll. For eksempel kan kunden mene at et utviklingsprosjekt med høy usikkerhet trenger mer utredning og planlegging før man kan starte utviklingen.
I stedet for å stole på teamets evne til å finne en god løsning, trekker prosjekteier i nødbremsen, forsinker prosjektet, og ikke minst gevinstuttaket. En rutinert prosjektorganisasjon spenner bein på seg selv.
Henger ikke sammen
En prosjekttilnærming som handler om kontroll, er ikke forenlig med ambisjoner om å jobbe smidig – og det nytter ikke lenger å skylde på begrepsforståelse.
Forskjellen bør være godt kjent: Imens fossefallsprosjekter passer til tydelig avgrensede oppgaver innenfor et avgrenset tidsrom, er smidig mer egnet når vi ikke helt vet hva vi skal levere for å nå målet. Det er påtakelig at det i 2023 fremdeles finnes prosjektorganisasjoner som ikke har tatt inn over seg denne forskjellen og kan tilpasse tilnærmingen til behovet sitt.
Ofte er det imidlertid ikke virksomhetens feil. Mange virksomheter har eiere som ikke tillater smidig, men som samtidig forventer at man skal løse utfordringer som er for komplekse til at fossefallsmetodikk er egnet. Paradokset er spesielt framtredende i bruk av statens prosjektmodell, som har stått seg veldig dårlig i overgangen til informasjonssamfunnet. Offentlige etater skal både levere og omstille seg raskere, samtidig som departementene tviholder på rigide krav til prosjektoppfølging. Dette er uforenlige krav.
Hva kan du gjøre med det?
Vår viktigste anbefaling for prosjektstyring er å rigge seg for å velge metodikk avhengig av situasjon. Dersom du kan gjøre noe med disse tre faktorene, kan du styrke evnen deres til å jobbe smidig:
For det første: Å endre beslutningsstrukturer eller rapporteringsrutiner hjelper ikke hvis man ikke tåler usikkerhet. Kultur for autonomi og usikkerhetsstyring er like viktig som å begrense krav til styring og kontroll.
For det andre: Det er avgjørende å starte smidige prosjekter med en felles forventningsavklaring. Prosjekteier må forstå fordelene og ulempene ved smidig metodikk, og prosjektet må tilpasses det modenhetsnivået virksomheten har.
Til slutt: En vanlig misforståelse er at smidig betyr tap av styring. Smidig prosjektstyring handler ikke om å avvikle styringen, men om å tilpasse den så den tillater fart og fleksibilitet – ved at man styrer mot gevinster og ikke mot datoer i en milepælsplan. Hvis teamet får tydelige rammer og gevinstmål, men selv kan finne veien til mål, kan du som prosjekteier sove godt om natta.