Apotek 1: Bygget fremtidens farmasiløsning

Prosjektet bygget, piloterte og rullet ut en ny farmasiløsning for ca. 450 apotek i Apotek 1-kjeden, i tillegg til nye løsninger for servicekontoret.   

Alle norske apotek benyttet frem til 2025 IT-løsningen FarmaPro til utlevering og salg av legemidler og apotekvarer. Apotekbransjen besluttet at denne løsningen ikke lenger skulle være standard for norske apotek. Det ble derfor utviklet et sett med tjenester for ekspedering av resepter, sikre oppgjør og refusjon fra myndighetene, samt integrasjon med offentlige IT-løsninger som apotekkjedene kunne bruke. 

Apotekbransjen bygget en farmasiapplikasjon (EIK) som ekspederte resepter basert på tjenestene levert av Apotekforeningen. De interne løsningene i Apotek 1 erstattet funksjonalitet som tidligere var dekket av FarmaPro. 

FAST-programmet for effektiv apotekdrift 

Hele prosjektet fikk navnet FAST og omfattet bygging, testing, pilotering og utrulling av funksjoner som dekket programvare for reseptekspedering, kasseløsning og bakrom, kunderegister og oppfølging (CRM), transportplanlegging, ordrebehandling, lagerstyring, varebestilling, prishåndtering og andre løsninger i apotek og på servicekontoret på Lørenskog. 

Den nye løsningen ble bygget på moderne plattformer og sikret effektiv apotekdrift for Apotek 1. 

Prosjektet involverte ansatte i Apotek 1s linjeorganisasjon. Flere fulltidsressurser innen salg i apotek, drift av apotek, ordrebehandling, kategori og vareforsyning var involvert. Med et sterkt faglig team ble prosessene som skulle implementeres i løsningen dokumentert, og de sørget også for å dekke forretningens faktiske behov. 

– Resultatet ble at Apotek 1 nå har en trygg plattform som erstatter FarmaPro. Den legger til rette for effektiv kjededrift, støtter salg i flere kanaler (omnikanalsalg) og gir oss mulighet til å differensiere oss i apotekmarkedet fremover, sier IT-direktør Karl Magnus. 

Med Sopra Steria på laget 

Til et så omfattende prosjekt trengte Apotek 1 bistand fra eksterne leverandører til prosjektledelse, løsningskonfigurasjon, utvikling og testledelse. Her kom Sopra Steria inn med riktig kompetanse, og vi

• bidro med programledelse, prosjektledelse, endringsledelse og testledelse,  
• støttet i arbeidet med standardisering av prosesser, løsningsdesign og konfigurasjon, utvikling og integrasjon med flere interne og eksterne løsninger, 
• leverte bistand innen support og drift med bruk av løsninger fra Splunk. 

I tillegg bidro vi med planlegging, risikohåndtering, estimering, prosjektregnskap og administrasjon av avtaler med leverandørene. I rollen som programledelse jobbet vi tett med ledelsen i Apotek 1 i planlegging, budsjetteringsprosesser og governance/styring. 

Sopra Steria bidro ikke bare med utviklingen, men også gjennom hele utrullingen – fra de første pilotene gikk live i mai 2021 til det siste apoteket gikk live i april 2025.  

Utrullingen var kompleks for Apotek 1, hvor over 450 apotek skulle gjennom et 12-ukers utrullingsløp med tilrettelagt opplæring, forberedelsesoppgaver og teknisk støtte før, under og etter go-live. Prosjektet bygget opp en robust utrullingsorganisasjon på tvers av selskapet med god koordinering, risikohåndtering og kontinuerlig forbedring gjennom hele prosjektets varighet. 

Etter at utrullingen var fullført, bistod Sopra Steria med overgangen til en trygg og effektiv forvaltning av det nye apoteksystemet i linjen. Målet var å sikre at videreutviklingen av systemet skjer i tråd med apotekenes behov og strategiske mål.