Oslo kommune: Inn i fremtiden for ettertiden

Oslo kommune har fått et solid fundament for å styrke forvaltningen av arkivene sine.  

Kundens situasjon   

Se for deg at du kjører fra Oslo til Drammen, og det eneste du ser ut vinduet er kilometer på kilometer, tett-i-tett med papir. Det tilsvarer mengden papir i arkivet som Oslo kommune forvalter i dag.  

Arkivene inneholder viktig rettighets- og forvaltningsdokumentasjon med stor betydning for samfunnet. Dette er informasjon om Oslos tidligere og nåværende innbyggere, som må bevares og gjøres tilgjengelig for ettertiden for å sikre individers rettsikkerhet, forvaltningens behov for informasjon, og materialets historiske verdi.  

Men, papirarkiv tar stor plass og krever tid til kontroll og vedlikehold i tråd med arkivlovas krav.   

Byarkivet i Oslo hadde behov for et beslutningsgrunnlag videre håndtering av bevaringsverdige historiske arkiv i ulike deler av kommunens forvaltning, og her kom Sopra Steria inn i bildet.   

Våren 2022 ble det gjennomført en utredning som omfattet om lag 8 000 hyllemeter av Osloskolens arkiv. Materialet var spredt på mer enn 180 ulike lokasjoner, og det hadde kommet pålegg om utbedringer fra Arkivverket. Høsten 2022 bisto Sopra Steria med et tilsvarende beslutningsgrunnlag for bydelenes om lag 15 000 hyllemeter.  

Verdi for kunden 

Gjennom samarbeidet har Oslo kommune fått et solid fundament for å styrke forvaltningen av arkivene, og realisere betydelige gevinster. De har fått oversikt over forutsetninger og viktige retningslinjer for det videre arbeidet.  

Løsningene som er foreslått viser betydelige fordeler ved mediekonvertering med tanke på forvaltning og tilgjengelighet. Vi ser også hvor viktig det er at kommunen legger ned en felles innsats for å realisere gevinstene.  

For kommunen som helhet vil et digitalt depot slik som anbefalt, føre til betydelige besparelser i fremtiden. Vi snakker om et potensiale over tid på hundrevis av millioner kroner spart, dersom andre deler av kommunen også tar i bruk tjenestene. De frigjorte ressursene kan da benyttes til andre prioriterte formål.  

Den foreslåtte forbedringen i forvaltningen av arkivene kan derfor ha stor verdi for Oslo kommune, både økonomisk og for samfunnsnytten. Oslo kommune arbeider nå med budsjettinnspill i tråd med anbefalingene.   

Sopra Sterias bidrag  

Sopra Steria vurderte ulike bevaringsformer for deler av Oslo kommunes papirarkiver, både med tanke på økonomiske og samfunnsmessige verdier.  

Formålet med Sopra Sterias bistand har vært å sikre at de aktuelle virksomhetene i Oslo kommune kunne bevare og tilgjengeliggjøre sine arkiver i tråd med arkivlovgivningen, samtidig som kostnadseffektivitet og samfunnsnytten ble ivaretatt. Vi bidro med ressurser fra selskapets sterke fagmiljøer innen informasjonsforvaltning og utredningsmetodikk.   

For å skape solide beslutningsgrunnlag kartla Sopra Steria behovene for arkivering, og utforsket den faktiske situasjonen som veivalgene måtte dekke. Vi utviklet deretter realistiske løsninger, og analyserte konsekvensene for virksomhetens økonomi og hvilken nytte endringene ville få.   

• Oslo kommune har mer enn 40 000 hyllemeter med fysisk arkivmateriale, og en stor andel er egnet for mediekonvertering.
• Hvis arkiv ikke ivaretas på en forsvarlig måte, kan informasjon gå tapt. Innbyggere og ansatte kan i verste fall miste muligheten til innsyn i sentral informasjon om seg selv. Tap av informasjon kan også ha stor betydning for kommunens mulighet til å dokumentere egen innsats i saker, og forskere og andre med interesse for arkivenes verdi vil miste adgang til materialet.   
• Mange virksomheter i Norge opplever at arkivet står i veien for praktiske behov, enten nye og mer plasseffektive lokaler, eller raskere og bedre tilgang til informasjonen. 
• Det eksisterer ikke en kostnadseffektiv måte å tilgjengeliggjøre informasjon fra ulike papirarkiv uten digitalisering.