SpareBank 1 Utvikling: God informasjonsstyring i Teams og Sharepoint

| minutter å lese

Bakgrunn 

SpareBank 1 Utvikling ønsket å styrke kommunikasjon og samhandling både internt og med eksterne samarbeidspartnere i og utenfor SpareBank 1-alliansen. Microsoft 365-plattformen ble innført for å skape en arena for samhandling. Det ble også gjort et omfattende arbeid med å etablere en tydelig og omforent kanalstrategi for bruk av digitale verktøy.   

Hva bidro vi med? 

Sopra Steria ble engasjert for å bidra med å finne gode løsninger for informasjonsstyring i Microsoft 365. Det som var viktigst for kunden å lykkes med, var samhandling og dokumenthåndtering i Teams og SharePoint Online. 

Verdi for kunden  

God informasjonsstyring, navigasjonsstyring og søk 

Målet var å etablere god informasjonsstyring i Teams og SharePoint Online, og sikre at løsningene ble opplevd som brukervennlige og relevante for de ansatte. En viktig grunnpilar for dette var å etablere en robust og fleksibel informasjonsarkitektur. Det ble etablert organisasjonsteam for avdelingene i virksomheten, i tillegg til bestillingsløsning for Teams for prosjekter og arbeidsgrupper. Når et Team med tilhørende SharePoint-område opprettes, blir de knyttet til en felles navigasjonsstruktur i SharePoint Online med korrekte egenskaper. Søket blir enklere, og brukerne finner lettere frem til relevante områder. 

Prosjektet la til rette for at SpareBank 1 Utvikling kan sikre virksomhetskritisk informasjon og standardisert metadata som er spesifikke for dem. Informasjonen i Teams og SharePoint Online beholdes så lenge SpareBank 1 Utvikling har behov for den, mens utdatert informasjon slettes. Dermed holdes de digitale arbeidsflatene ryddige over tid, og informasjonskvaliteten forblir høy. Brukerne finner raskere frem til informasjon og får mer tid til arbeidsoppgavene sine, fremfor å lete etter eller gjenskape informasjon. 

Kompetanseløft, videreutvikling og eierskap 

Prosjektet identifiserte også behovet for å løfte kompetansen på digitale samhandlingsverktøy i Microsoft 365. Opplæringen ble delt inn i tre:  

  • Vi etablerte en digital opplæringsportal i SharePoint Online med rutiner, retningslinjer og veiledere for samhandling og dokumenthåndtering i Teams og SharePoint. De tar utgangspunkt i konkrete brukerscenarioer fra arbeidshverdagen. 

  •  Vi opprettet et ambassadørnettverk for Microsoft 365, som skal bistå kolleger med å forstå verktøyene. På sikt skal de identifisere behov og ny bruk av verktøyene.  

  • Vi utarbeidet et kursopplegg for Teams og SharePoint i samarbeid med en ekstern kursleverandør, som gjennomførte kursene over en periode på to måneder 

Alt dette bidro til å løfte kompetansen, og til å hjelpe brukerne til selv å strukturere sine områder i Teams og SharePoint-områder på en god måte. 

Sopra Steria har også bistått kunden med å etablere en forvaltningsorganisasjon for samhandling og informasjonsstyring. Målet er å styrke virksomhetens evne til å forvalte og videreutvikle løsningene, sikre god brukerinvolvering samt bygge og forsterke kompetansen innen samhandling og dokumenthåndtering etter endt prosjekt. Det er definert tydelige roller og ansvar innen produkteierskap, og eierskap til informasjonen som produseres og lagres i Teams og SharePoint Online. 

Fakta  

  • SpareBank 1 Utvikling utvikler og forvalter SpareBank 1-bankenes felles digitale banktjenester, og har en rekke sterke fagmiljøer innen IT, marked, forretningsstøtte, betaling, sparing, finansiering, organisasjon og kommunikasjon. Virksomheten teller om lag 600 medarbeidere. 

  • Sopra Steria har levert tjenester knyttet til prosjektledelse, informasjonsstyring, samhandling, brukeradopsjon, informasjonsarkitektur og utvikling i Microsoft 365. 

Search
Kjetil Vengstad

Kjetil Vengstad

Rådgiver innen dokumentasjons- og informasjonsforvaltning

skytjenester-og-digitale-plattformer

Lignende innhold

Se alle prosjektene til Sopra Steria

Se alle

 

 

Kontakt oss


Vil du høre mer om lignende prosjekter?

Feltene merket (*) må fylles ut

Kryss av i boksen for å bekrefte*