Digitaliseringsdirektoratet: Vellykket etablering av nytt direktorat

Bakgrunn

Digitaliseringsdirektoratet fikk fra 1. januar 2020 det overordnede ansvaret for en samordnet digitalisering av offentlig sektor. Digitaliseringskompetansen i Difi og Altinn skulle slås sammen for å sikre bedre ressursutnyttelse ved drift, og videreutvikle viktige nasjonale felleskomponenter og felles IKT-løsninger. 

Prosjektet skulle sikre at Digitaliseringsdirektoratet ble organisert, bemannet og i stand til å ivareta sine kjernefunksjoner fra første dag. Oppgavene omfattet alt fra administrative forhold, tilpasninger av organisasjonen, kommunikasjon og endringsledelse, til å sikre at innbyggerne ikke skulle få opphold i leveransene. 

Målsetningene for prosjektet var klare: 

• Direktoratet skulle ta imot nye og ivareta eksisterende medarbeidere på en god måte. Alle ansatte skal ha avklart organisatorisk plassering og formelle arbeidsavtaler. Omorganiseringen skal ikke føre til geografisk flytting av kontorsteder, men lokaler og plassering i disse må avklares.
• Alle administrative funksjoner skulle være operative i nytt direktorat.
• Budsjett, virksomhetsplan og øvrige styrings- og rapporteringsprosesser skulle være avklart.
  
• Medbestemmelsesapparat skulle være organisert.
• Nødvendig IKT-utstyr, systemer, tilganger etc. skulle være på plass.
• Leveransekjeder til innbyggere, næringsliv og offentlige virksomheter skulle være avklart slik at leveransene til brukerne ivaretas. Grensesnitt mellom Digitaliseringsdirektoratet og Brønnøysundregistrene og DFØ må derfor være avklart.

Hva bidro vi med? 

Sopra Steria stilte med prosjektleder og prosjektstøtte. Vi tok med oss lang erfaring med etablering av nye virksomheter, og solid kompetanse innen tunge og virksomhetskritiske omstillingsprosjekter. Vi hadde ansvaret for å koordinere og følge opp de ulike delprosjektene som skulle til for å løse alle oppgavene. 

Prosjektet besto av prosjektoppstart, prosjektgjennomføring og prosjektavslutning. I første fase etablerte prosjektet styringsstruktur og rammer, og vi samlet innsikt om de aktivitetene som allerede var i gang. I den andre og mest tidkrevende fasen, ble det lagt ned en formidabel innsats i alle oppgavene og oppfølging av delprosjektene for at vi skulle rekke fristen. Mens det i den siste fasen var viktig å sammenfatte det hele, og blant annet identifisere gjenstående og anbefalte aktiviteter som direktoratet kunne ta videre.

Hvilken verdi skapte dette?

Det nye Digitaliserings­direktoratet ble etablert i tråd med Regjeringens intensjon, innen fristen og målene ble oppnådd. Prosjektet har innfridd de høye forventningene som ble satt i samarbeid med prosjektleder og delprosjektledere i starten. Gjennomføringsevnen og innsatsen til alle involverte imponerer. 

Hele prosjektet tok cirka tre måneder, og ble en første anledning for de ansatte i det nye direktoratet til å samarbeide og oppfylle ønsket sitt om å få til et vellykket direktorat i fellesskap. En beslutningsdyktig styringsgruppe og dermed en sterk lederforankring har vært en kritisk suksessfaktor. Samarbeidet mellom de to virksomhetene, Brønnøysundregistrene og Difi, har vært godt og det har også styrket samholdet mellom de ansatte. 

Styring og ledelse av prosjektet, med ekstern prosjektleder, åtte interne delprosjektledere og en prosjektgruppe, har vært en god sammensetning som har sikret god forankring og involvering i et tids- og virksomhetskritisk prosjekt. 

Lanseringen av det nye direktoratet har fått udelt positiv oppmerksomhet.

Fakta

• Altinn, deler av fagmiljøet for informasjonsforvaltning i Brønnøysundregistrene samt Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) ble samlet i Digitaliseringsdirektoratet fra 2020.
• Direktoratet er underlagt Kommunal- og moderniserings­departementet, og er departementets fagorgan for forvaltnings- og IKT-politikken i offentlig sektor.
• Digitaliseringsdirektoratet skal utvikle offentlig sektor ved å se ulike elementer i forvaltningsutviklingen (organisering, arbeidsprosesser, digitalisering, endringsledelse, innovasjon og anskaffelser) i sammenheng, på tvers av sektorer, virksomhetsgrenser og mellom stat og kommunal sektor.
• Direktoratet har rundt 375 ansatte i Brønnøysund, Leikanger og Oslo.