Det som fortsatt fungerer svært dårlig, er når smidige prosjekter blir villedet inn i et plandrevet rapporterings- og kontrollregime.
− Vi må passe på penga, sier regjeringens IKT-sjef, statssekretær Gunn Karin Gjul, til Dagens perspektiv.
Jada, men i et smidig digitaliseringsprosjekt må dere gjøre det med et verdi-drevet styringsunderlag. Det har Statens pensjonskasse (SPK) forstått. De siste årene har de vært gjennom stegene i statens prosjektmodell for Pensjonsreformen, med store regelverksendringer som treffer oss 1. januar 2025. SPK har fått føle på utfordringene med å kombinere prosjektmodellen med en utviklingsmetodikk som er utforskende og læringsbasert.
Operative mål er svaret
«Operative mål er svaret», skriver Rune Danielsen, seniorrådgiver digital produktutvikling i SPK og Petter Enes, rådgiver og smidig coach i Gnist Consulting. I debattinnlegget «Mål og mening i statens prosjektmodell» forteller de om hvordan SPK løste dilemmaet ved å definere et tydelig målhierarki.
«De operative målene representerer tilstander, kapabiliteter eller brukeradferd», skriver de, «men skal ikke diktere løsningsvalg eller teknologi».
Nettopp. Danielsen og Enes oppsummerer her hvordan krav bør spesifiseres i smidige digitaliseringsprosjekter. Ikke ueffent kaller de dem «operative mål», for i likhet med mange mål er de orientert mot verdiskapning. Men ulikt mål som definerer en sluttilstand, skal de operative målene oppnås underveis i utviklingsløpet. Dermed blir de også gode indikatorer for styring og kontroll.
Tradisjonelle vs. smidige krav
Som jeg har skrevet om tidligere, i kronikken «Hva er galt med statens prosjektmodell?», vil klassifiseringen av et prosjekt som «tradisjonelt», «smidig» eller «utforskende», legge klare føringer på hvordan krav bør spesifiseres og når de bør brytes ned:
Tradisjonelt
Hvis både målene og løsningen er klare, kan vi beskrive «hva» løsningen skal gjøre, og «hvordan». Selve kravnedbrytningen har da egentlig startet i «hvordan»-delen av beskrivelsene. Dette er en plan-drevet måte å spesifisere krav på.
Smidig
Hvis målene er klare mens løsningen er uklar, kan vi si «hva» løsningen skal gjøre, men mindre om «hvordan». Dette er en verdi-drevet måte å spesifisere krav på. Da er det fortsatt rom for «hvordan»-spesifisering senere, slik at man kan styre mot ønsket verdi.
Mål og krav i statens prosjektmodell
Hva sier så statens prosjektmodell? I veileder nr. 10 beskrives målstruktur og målformulering:
«Som hovedregel bør det være kun ett samfunnsmål. Det bør videre ikke være for mange effektmål Antall resultatmål følger av de konkrete måltall og egenskaper som skal være oppnådd når prosjektet er realisert.»
Dette er vel og bra for sluttilstanden til prosjektet. Men hvor er tilsvarende veileder for kravstruktur og kravformulering, med tilstander som skal oppnås underveis i utviklingsløpet?
«Epos» blir nevnt i «veilederen for digitaliseringsprosjekter», men uten å si noe om størrelse eller nedbrytning. I realiteten er epos et stykke ned i krav-hierarkiet. De kan ikke beskrives komplett tidlig i smidige prosjekter.
I tillegg vil et epos gjerne utgjøre noen ukesverk. Et stort digitaliseringsprosjekt, og i alle fall de som statens prosjektmodell er ment for, vil innebære mange 10.000-talls timer med implementering. Da snakker vi fort om flere hundre epos. Det er en fryktelig stor mengde med krav å basere styringsunderlag og kostnadsanslag på i forprosjektet av statens prosjektmodell.
Smidige krav i faglitteraturen
Til sammenligning utgjør SPKs «operative mål» et komplett og størrelsesmessig håndterbart sett med krav. I boka «Effective project management» (2019), forteller Robert K. Wysocki om fordelene ved å skille krav fra løsningsbeskrivelsen og koble dem til forretningsverdi, slik SPK har gjort:
Styring basert på smidige krav
Et slikt krav-sett er derfor velegnet for styring og kostnadsanslag, siden oppnådd forretningsverdi kan måles underveis i prosjektet. Da kan departementer, statssekretærer og etatssjefer få løpende innsikt i kostnader og nytte, og kravene til budsjettregimet er oppfylt.
Hensikten med statens prosjektmodell er jo nettopp dette, å tilpasse større utviklingsprosjekter til statens budsjettregime. Målet er å unngå feilinvesteringer, holde god kontroll med kostnader og nytte, og sørge for en mest mulig effektiv bruk av fellesskapets ressurser.
Manglende statlig erkjennelse av smidige styringsprinsipper
Store offentlige IT-aktører og regjeringens IKT-sjef har allerede erkjent at en smidig tilnærming fungerer bra, og i mange tilfeller vil gi best resultat. Men den smidige erkjennelsen gjelder kun utviklingsmetodikken, ikke prosjektmetodikken.
Det som fortsatt fungerer svært dårlig, er når smidige prosjekter blir villedet inn i et plan-drevet rapporterings- og kontrollregime. Det er det statens prosjektmodell de facto gjør nå, med veiledere som er orientert kun mot tradisjonell styring. Det fungerer ikke i praksis fordi det ikke en gang kan fungere i teorien.
Det er derfor på høy tid at Finansavdelingen i Finansdepartementet tar inn over seg at et styringsunderlag basert på smidige krav gir den nødvendige kontrollen. Men da må det veiledes bedre om smidige styringsprinsipper! Begynn med en veileder for smidig kravstruktur og kravformulering. Den kan SPK garantert hjelpe til med.
Artikkelen ble først publisert 24. august 2023 på Digi.no