Da covid-19 traff Norge fikk vi over natten fart på digitaliseringen av Norge. Hva har vi lært så langt og hvordan skal vi klare å videreføre den digitale drivkraften?
Da Norge stengte ned 12. mars 2020 kom regjeringen med de sterkeste og mest inngripende tiltakene vi har hatt i Norge i fredstid. Dette ble en merkedag for den digitale fremdriften – både i Norge og globalt. Fra en dag til en annen ble en stor del av arbeidstagere tvunget til å samhandle digitalt fra hjemmekontoret, elever fikk digital undervisning og netthandel tok av. Det viste seg at det gikk smidigere enn antatt. Hvordan klarte vi omstillingen?
Nylig intervjuet vi over 30 toppledere fra noen av Norges største virksomheter, om hva som står på den digitale agendaen. Ikke overraskende viser undersøkelsen at covid-19 har vært en katalysator for endring, og hatt en stor påvirkning på den digitale agendaen. Pandemien har tvunget frem endringer i hvordan virksomhetene først og fremst samhandler internt, men for en del også hvordan de samhandler med kundene. Mange snakker om at covid-19 har vist hvor raskt vi kan endre oss når målene og prioriteringene er tydelige.
Kriser har nemlig en evne til å skape felles forståelse, og da er det lettere for ledere å utløse endringsvilje og skape endringsmotivasjon. For mange har covid-19 vært en brutalt bratt læringskurve. Pandemien blåste bort normal motstand mot endring, og alle måtte kaste seg rundt for å henge med i den nye arbeidshverdagen. Det ble ekstrem mobilisering rundt et felles behov og mål, der det ble samlet og allokert ressurser slik at de fikk tid til å jobbe konsentrert. Det var tydelig etterspørsel etter resultat, og dermed ble faktiske beslutninger tatt.
Basert på intervjuene med de 30 topplederne, har vi oppsummert hvordan covid-19 har påvirket digitaliseringen i fire punkter:
1. Digitale løsninger har blitt utviklet på rekordtid
Både privat og offentlig. Men særlig kan offentlig sektor fortelle om nye løsninger som har blitt utviklet på rekordtid. Effekter av krisefølelsen virker å være mindre administrativt arbeid, og mer fokus på effektivitet og samarbeid. Flere av topplederne påpekte at ikke bare har offentlige digitale løsninger blitt raskt utviklet, men også bruk av samhandlingsverktøy eller andre løsninger har gått bedre enn de forestilte seg. Altså var den digitale modenheten høyere enn de tidligere trodde.
2. Vi mobiliserer når vi må
Covid-19 har vist at de fleste virksomheter og arbeidstagere er mer modne for endring enn de selv trodde, og vi har stor evne til å mobilisere virksomheten til å utvikle og levere når vi må. Når man har tydelige mål og skaper en «sense of urgency», klarer virksomhetene å jobbe mer fokusert, og sikrer at nye løsninger blir implementert.
3. Geografi får ingen eller mye mindre betydning
Covid-19 har vist at geografi ikke er en hindring for samarbeid. Det første offentlige og private virksomheter gjorde når Norge ble sittende på hjemmekontor, var å innføre digitale samhandlingsverktøy. Nye samarbeidsformer vokste frem, og for mange er ikke geografi lengre nødvendig for å samarbeide. Undersøkelser viser også at ansatte synes det fungerer bra å jobbe hjemmefra og slippe reiseveien til og fra jobb. Samtidig har mange måneder på hjemmekontor vist at folk flest har behov for å omgås kollegaer en gang iblant. Fremtiden går nok derfor mer i en retning av en kombinasjon av fysisk og digital samhandling.
4. Økt grad av tillitsbasert ledelse som fungerer
Mange reflekterer også over at det har ført til en mer tillitsbasert ledelse, med større fokus på hva ansatte skal oppnå heller enn hva de skal gjøre. Med utvidet bruk av hjemmekontor og digital samhandling, er det mindre hensiktsmessig og mer utfordrende å praktisere en tradisjonell lederrolle. Det har derfor oppstått et naturlig behov for å øke graden av tillit til de ansatte.
Hva kan vi lære av dette?
Selv om koronapandemien var en katalysator for endring, så ønsker vi oss ikke nye kriser av denne typen. Hvordan skal vi makte å mobilisere uten samme grad av «sense of urgency»? Og hvordan kan vi skape tilsvarende endringsvilje og endringsmotivasjon uten en synlig ytre krise?
Vi mener at krisesituasjonen er der kontinuerlig. Bransjer transformeres, og gapet mellom verdipotensialet til digitale teknologier og det som virksomheter er i stand til å levere, øker stadig. Hastigheten i utviklingen må opp.
Nøkkelen til å øke hastigheten er å forstå at de mekanismene som gjorde at pandemien ble en digital suksess – tillitsbasert ledelse og tydelige prioriteringer – må dyrkes fremover for å fortsette å få den samme effekten. Hvis ledere klarer å skape en klar visjon, med klare mål og prioriteringer for hva som skal gjøres, så må myndighet, frihet og tillit gis til de som skal løse oppgaven. Vi må tørre å prioritere og beslutte, og vi må bli tydeligere på hva vi ønsker å oppnå, og følge opp. Start i det små og ikke ha for mange baller i lufta samtidig.
Flere påpeker at det å gi de ansatte større tillit og mer frihet har vært positivt, både fra et leder- og ansattperspektiv.
Det gjør hverdagen til både leder og ansatt enklere.
Medforfatter er tidligere ansatt i Sopra Steria Yngve Milde.