Oslo kommune: Bygger samhandlingskultur med superbrukere

Bakgrunn: Trengte gode fellesverktøy

«Om Oslo bare visste alt den vet», lyder et populært ordtak innad i landets største kommune. Med 15 bydeler, 34 etater og foretak og mer enn 50 000 ansatte, sitter Oslo på enormt mye kunnskap. Hittil har kommunens medarbeidere manglet gode fellesverktøy og metoder for kunnskapsdeling og samarbeid på tvers av virksomhetene. Oslo så behovet for å skaffe en digital løsning for å øke produktiviteten, bedre sikkerheten, kutte i klimautslippene og bidra til økt medarbeidertilfredshet.

Valget falt på Office 365, men suksessen ville bero på mer enn bare teknologi.

– For oss handlet dette om mye mer enn å lære seg et nytt system. Vi vil lære å tilegne oss kunnskap på en ny måte. Dette er ikke et skippertak, men en vedvarende endring i hvordan vi jobber, sier Kristian Marthinussen, IKT-leder i Bydel Vestre Aker og en av superbrukerne under utrullingen av Office 365.

 

Hva bisto Sopra Steria med

Samtidig som Office 365 ble rullet ut i hele kommunen, jobbet et team fra Sopra Steria med å legge til rette for en kultur for samhandling, nettverksbygging og kunnskapsdeling på tvers av siloer og formelle strukturer.

– Takket være et tett og godt samarbeid med lederne for innføringsprosjektet i Utviklings- og kompetanseetaten (UKE) – Gina Spurkland og Monica Haglund – har vi kommet langt i å legge til rette for påmønstring av superbrukere og etablering av superbrukernettverk. Dette er et møysommelig og viktig arbeid som skal hjelpe kommunens ansatte med å jobbe sammen på en ny måte, sier Eva Bergheim i Sopra Steria, som har vært konsulent hos UKE i forbindelse med prosjektet. Hun har ivaretatt opplæringsansvaret for Office 365 siden mars 2021, og har koordinert superbrukernettverket i kommunen.  

Ønsket er at lokale, robuste superbrukernettverk rundt omkring i etatene og bydelene skal fungere som et første møtepunkt for alle med spørsmål knyttet til Office 365, slik at IT-avdelingene ikke blir oversvømt av forespørsler. Siri Minken, forretningsrådgiver i Bydel Alna, forteller at superbrukerne spiller en svært viktig rolle.

– Det er mye nytt å lære seg, og de fleste er ikke interessert i teknologi for teknologiens skyld. Her er superbrukerne en fantastisk ressurs. De går foran og demonstrerer hvordan Office 365 kan understøtte daglige arbeidsrutiner og -prosesser. Jeg tror ikke vi kunne klart dette uten dem, sier Minken, som er gevinstkoordinator for prosjektet i sin bydel.

– Vi sørget tidlig for at alle på økonomiavdelingen ble superbrukere. De kommuniserer på tvers i hele bydelen, og har vært til svært god hjelp for å få folk over på Office 365, supplerer Kristian Marthinussen.

 

Verdi: Effektivisering og overblikk med Office 365

Utrullingen startet våren 2020 og ble ferdigstilt ved utgangen av 2021. Gjennom prosjektperioden har bruken av Office 365 skutt til værs – særlig Teams.

Pandemien utspiller seg parallelt med prosjektet, og har bidratt til at flere har sett verdien i digital samhandling. Før 2020 var det vanlig for medarbeidere i kommunen å reise rundt med bane, buss, tog og bil dersom de skulle jobbe sammen med andre kommunale enheter. Nå skjer stadig flere formelle og uformelle møter på Teams. Det både sparer tid, reduserer klimaavtrykk og senker terskelen for enda mer samarbeid.

Teams har spilt en viktig rolle i å samordne de forskjellige bydelenes pandemihåndtering. Da de vestlige bydelene slo sammen sine smitteteam, kom samhandlingsplattformen virkelig til sin rett. Teams har også gjort det enklere for vaksinasjonskontorene å jobbe sammen gjennom pandemien.

– Mange ansatte i bydelene og etatene jobber mer autonomt etter at de kom over på Office 365. Det er blitt enklere å strekke ut en hånd og ta kontakt med folk som arbeider med lignende oppgaver i andre enheter, slik at vi slipper å sitte på hver vår tue og løse de samme problemene. Jeg har selv stor glede av dette i det daglige, sier Siri Minken.

Arbeidet med å øke bruken av Office 365 fortsetter ufortrødent i kommunen. Overgangen til skylagring i OneDrive og SharePoint byr på mange muligheter til å bygge en samhandlingskultur på tvers av både avdelinger og virksomheter.

Etter hvert som bruken øker, begynner Oslo virkelig å få et bilde av de utrolig store kunnskapsmengdene som finnes rundt omkring i virksomhetene. De ser en større flyt av informasjon på tvers, og at fagfolk og avdelinger i økende grad samarbeider med kolleger i andre kommunale enheter. Det er ventet at kommunen kan hente ut enda flere gevinster det nærmeste året.

 

Fakta

 

• Office 365 ble innført i alle Oslos virksomheter i perioden 2020-2021.
• De overordnede målene med innføringsprosjektet er å arbeide mer effektivt, styrke sikkerhet og personvern, øke medarbeidertilfredsheten og redusere klimaavtrykket.  
• Gjennom å bygge sterke og selvstendige superbrukernettverk lokalt i virksomhetene, vil det kunne legges til rette for en kultur for kunnskapsdeling. Lokal støtte vil senke terskelen for å be om hjelp. En slik uformell kunnskapsdeling vil bidra til trygghet blant ansatte. Lokale gevinstkoordinatorer er oppfordret til å koordinere de lokale superbrukernettverkene.
• Oslo kommune har nylig forlenget samarbeidet med Sopra Steria for å jobbe videre med samhandling, nettverksbygging og kunnskapsdeling i forvaltningsorganisasjonen for Office 365 i UKE ut 2022.