Lyse: Digitalt løft skaper delingskultur

26. juni 2020 | minutter å lese

Illustrasjon øverst: Skjermbilde av opplæringsiden for Digitalt løft

Bakgrunn

Lyse er et energi- og telekomkonsern som elektrifiserer og digitaliserer samfunnet, produserer fornybar energi og leverer tjenester som er viktige i folk sin hverdag. Konsernet består av syv datterselskaper med til sammen 1250 medarbeidere, som har jobbhverdagen sin både på kontor og ute i felten. Det er et konkurransefortrinn å nå de ansatte der de er, og gi dem muligheten til å samhandle på tvers. IT- og HR-avdelingen i Lyse så derfor behovet for å øke den digitale kompetansen og dermed effektiviteten.

Digitalt løft-initiativet startet med å ta i bruk verktøyene Office 365 og Workplace på en bedre måte. En stor del av hverdagseffektiviseringen og bygging av digital kompetanse, handler om hvordan vi samhandler og kommuniserer. Prosjektet skulle også lage rammer for hvordan fremtidige IT-løsninger og prosjekter skal rulles ut i konsernet.

Hva bidro vi med?

Sopra Steria ble med på laget i mai 2019. Vi bidro med en rekke aktiviteter der kunden selv var driveren, blant annet: Brukerundersøkelse, retningslinjer for anbefalt bruk av løsningene, kurs og opplæring, og starte arbeidet med livssyklus for informasjon og forvaltningsmodell.

En workshop med hver enkelt ledergruppe sikret forankring om hvilke løsninger som skulle tas i bruk til hvilken type samhandling og informasjon. Et eksempel er at OneDrive er praktisk mellom enkeltpersoner eller for egen lagring, Teams passer for prosjekter og samhandling i grupper, mens Workplace er for deling av hverdagsøyeblikk og informasjon.

Prosjektet etablerte et ambassadørnettverk med engasjerte digitale lagspillere som sørget for å etablere en kultur for deling, og gikk foran og viste vei. Ambassadørene er Lyse-medarbeidere, i hvert selskap og hver enhet, som ønsker å lære mer og bistå kollegaene sine.

For å spre kunnskap på tvers, gjennomførte prosjektet flere initiativer samtidig. De bygget et digitalt opplæringssenter for «Digitalt løft» med SharePoint communication site, etablerte et ukentlig, 20-minutters webinarkonsept "Lysglimt", som ga medarbeiderne opplæring og inspirasjon til å jobbe på en ny måte, og ga tilpasset klasseromskurs for alle selskapenes medarbeidere.

Det var viktig å bruke et bredt spekter av ulike kommunikasjonskanaler for å engasjere og nå ut til ansatte der de er.

Digital løft med digitale lagspillere
Ambassadørnettverket, digitale lagspillere, en suksessfaktor for å lykkes med å skape engasjement på tvers.

Hvilken verdi skapte det?

Prosjekt «Digitalt løft» ga bedre intern samhandling mellom alle enhetene i Lyse. Rekruttering av digitale lagspillere har bidratt til kontinuerlig opplæring av kollegaer og bidratt til en kultur hvor alle spiller hverandre gode. Dette læringsnettverket er nå en viktig del av IT-avdelingen sin driftsmodell for hvordan mye løsninger tas i bruk i selskapet. I tillegg skapte det digitale løftet god stemning og en kultur for læring. Dette viste seg å være en god investering - og en perfekt timing - sett i lys av de utilsiktede konsekvensene av koronapandemien hvor bruken av disse verktøyene har mangedoblet seg.

Lyse må, som mange andre, følge arkivloven og offentlighetsloven. Derfor er det viktig at medarbeiderne vet hvordan informasjon skal behandles og lagres. Før prosjektet var mange usikre på hva som skulle hvor. Så sammen med dyktige interne ressurser på sikkerhet og personvern, sørget prosjektet for tydelige retningslinjer for å sikre at personvern og GDPR blir fulgt også i fremtiden. Prosjektet videreføres nå i en ny fase for å gjøre kunnskapen til en del av fast opplæring for alle ansatte.