Ved å være godt forberedt før en anskaffelse sparer du begge parter for unødvendig tid- og ressursbruk – og ikke minst reduserer du risikoen for feilinnkjøp og unødvendig dyre prosesser.
Det er viktig at du som kjøper skaffer deg innblikk og forståelse for hva som egentlig skjer hos en tilbyder når komplekse anskaffelser lyses ut.
Søppelkaoset i oktober 2016 i Oslo er et godt eksempel på hva man kan oppleve dersom konkurransegrunnlagene ikke er gode nok. Veireno vant anbudskonkurransen om å ta over avfallshåndteringen. Etter søppelkaos, tusenvis av klager og krangling på toppnivå valgte Veireno til slutt å slå seg konkurs. I følge konsulentselskapet Deloittes rapport, kan utfordringene blant annet forklares med mangelfull kravspesifisering og for dårlig informasjon gitt i anbudsprosessen.
I offentlig sektor generelt blir kunnskapen om gode anskaffelser stadig bedre. Det er allikevel mange prosesser som har forbedringspotensiale. Her er 4 grunnleggende råd for å sikre en bedre anskaffelsesprosess:
1. Sørg for sammenlignbare tilbud
Målet er at du får tilbud som er lette å sammenligne. For at du skal oppnå dette, må du som kjøper forstå mekanismene hos leverandørene ved utarbeidelse av konkurransegrunnlag. Kjøper må hjelpe leverandørene med å levere gode besvarelser ved å legge til rette for dette i konkurransegrunnlaget. Dette kan gjøres ved å gi en tydelig disposisjon for hvilke dokumenter som skal leveres med tilbudet, og hvordan de evalueres. Uten en tydelig disposisjon vil innkjøpere risikere å få tilbud som ikke er sammenlignbare. Samtidig er det enklere for tilbydere å forstå hva de bør legge vekt på når konkurransegrunnlaget gir detaljerte evalueringskriterier. Etter konkurransegrunnlaget er publisert, er det tidkrevende og dyrt å gjøre vesentlige endringer.
2. Lag en tydelig kravspesifisering
Tvetydige krav kan resultere i mange spørsmål i tilbudsfasen. Ved å redusere avklaringer sparer kjøper og tilbydere kostbar tid som ellers kunne blitt benyttet til å heve kvaliteten i tilbud. Et godt og gjennomarbeidet konkurransegrunnlag med tydelige krav er en forutsetning for et godt resultat i konkurransen. Det er viktig at oppdragsgivere forestiller seg hvordan en tilbyder, uten kjennskap om kundens utfordringer, skal være i best mulig stand å besvare krav på en god måte. Samtidig er det viktig å ikke begrense konkurransen ved å stille unødvendige krav. Dette kan avgrense markedets mulighet til å sende tilbud. Leverandører med gode løsninger som dekker behovet kan bli avskåret fra konkurransen grunnet unødvendige krav. Et godt konkurransegrunnlag spesifiserer heller ikke nødvendigvis hvordan oppdraget skal løses. Et godt konkurransegrunnlag legger til rette for at leverandøren kan bruke sine ressurser på best mulig måte for å dekke behovet til innkjøper.
3. Fokuser på det viktigste først
Dersom utlysningen er kompleks, så kan det være nyttig å ta prosessen mer stegvis. Fokuser da på kun et begrenset antallet dokumenter eller bilag i utlysningen. Legg til rette for at tilbyderne kan konsentrere seg om det viktigste – finne en god løsning for å dekke behovene.
4. Hold det enkelt
Som innkjøper er du ansvarlig for at evalueringsprosessen er ryddig og håndterlig. Dersom du også er tydelig på ting som antall sider og CV-er, så slipper du å lese uhåndterlige mange lange dokumenter. Dersom du i tillegg stiller krav om det europeiske egenerklæringsskjema (ESPD), kan også begge parter slippe unna med en forenklet prosess. Men pass på å ikke parallelt kjøre verifiseringsprosessen med å sjekke at kravene overholdes. Da blir det dobbeltarbeid for leverandørene og dere som evaluerer.
Sett deg i den andres sted
Sørg for å stille deg spørsmålene: Hvordan vil en tilbyder oppleve konkurransegrunnlaget du er i ferd med å publisere? Får leverandørene nødvendig informasjon for å løse behovet du har på en best mulig måte? Vi må sette oss selv i andres sted for å kunne spille hverandre gode. Det er av felles interesse for oppdragsgiver og leverandør å henholdsvis motta og sende det best mulig tilbudet, og ikke minst lykkes med selve leveransen.
Forfatter tidligere ansatt i Sopra Steria Tommy Meidal
Kontaktperson
Kjetil Taraldlien