Universitets- og høgskolesektoren er i ferd med å få det store deler av offentlig sektor ønsker seg – brukervennlig saksbehandling med innebygget arkivering i skyen.
Sektoren har gått sammen om å kjøpe felles systemer og tjenester for saksbehandling og dokumentasjon, og de skybaserte løsningene skal benyttes av minst 35 institusjoner med over 40 000 ansatte. I spissen for gruppen står NTNU og universitetene i Oslo, Bergen og Tromsø, og de har valgt konsulentselskapet Sopra Steria som sin partner i prosessen:
- Vi er svært stolte av å bli valgt som langsiktig og strategisk partner i dette fremoverlente prosjektet, sier administrerende direktør i Sopra Steria, Kjell Rusti. (Foto: Sopra Sreria)
Sektoren har jobbet mot automatisering og en bedre administrativ hverdag i flere år. Tjenestene i det nye prosjektet består av enkle og brukervennlige tjenester for studenter, ansatte og samarbeidspartnere som samtidig dekker offentlige krav til dokumentasjon, personvern og sikkerhet.
- Kjernen i Sopra Steria er kompetanse, kontinuerlig læring og kunnskapsdeling, så det å jobbe med de fremste undervisningsinstitusjonene i Norge er noe vi ser svært frem til. Disse tjenestene vil frigjøre mer tid, slik at undervisningssektoren har mer tid til nettopp deres kjernevirksomhet, sier Rusti.
Mer brukervennlig og smartere jobbing
Med anskaffelsen har sektoren som mål å få på plass brukervennlige administrative løsninger som øker kvaliteten i saksbehandling og arkivering. Samarbeidet er i tråd med digitaliseringsstrategien til Kunnskapsdepartementet, som ønsker at sektoren skal samarbeide om gjennomgående administrative løsninger og tjenester.
Økonomi- og eiendomsdirektør Frank Arntsen ved NTNU, som har ledet styringsgruppa for anskaffelsen, sier at dette er en viktig milepæl for universitetssamarbeidet.
- Vi har et stort behov for å oppgradere en del av våre administrative løsninger. Nå får vi mer brukervennlige systemer og muligheten til å jobbe smartere, sier han.
Sopra Steria har lang erfaring med å digitalisere arbeidsprosesser og integrere systemer for en sømløs opplevelse. Derfor vil også mange fagystemer som brukes av universiteter og høgskoler integreres med saksbehandlingsplattformen og arkivkjernen for en helhetlig, intutiv brukeropplevelse.
- Selv om det er felles systemer som anskaffes så skal det være mulig å gjøre lokale tilpasninger hos de enkelte institusjonene, sier Arntsen.
Innføres i 2023 og 2024
Nå starter samarbeidet mellom leverandøren og avtalepartnerne om tilpasning og uttesting. Saksbehandlingsplattformen er fra ServiceNow og arkivkjernen er fra Documaster. NTNU blir pilotuniversitet, med planlagt lansering der i januar 2023. Deretter kobler de andre universitetene og høgskolene seg på etappevis utover i 2023 og 2024.