Gjennom kommunikasjonsplattformen «Workplace by Facebook» skal ansatte i Asker, Hurum og Røyken jobbe sammen for å få til en best mulig kommunesammenslåing.
Onsdag 1. januar 2020 opphører kommunene Asker, Hurum og Røyken å eksistere, samtidig som den nye storkommunen Asker ser dagens lys. Arbeidshverdagen til 6000 kommuneansatte forandres.
– For øyeblikket drifter vi tre kommuner samtidig som vi bygger en fjerde. Gjennom samhandling og kunnskapsdeling blir vi bedre kjent med hverandre og får alle gode krefter til å trekke samme vei, sier Vibeke Lindeberg Sand, kommunikasjonsrådgiver
i Asker kommune.
Likeverdige parter må ha lik informasjon
Da arbeidet med sammenslåingen så smått begynte i 2016, oppsto det fort behov for en digital plattform for kommunikasjon og dialog mellom de ansatte i de tre kommunene.
– Røyken, Hurum og Asker er likeverdige partnere i denne prosessen. Derfor skal all informasjon komme samtidig og på samme måte. De tre intranettene til kommunene fungerte ikke godt nok til dette formålet. Her varierer bruken
en del, og kommuneansatte som ikke jobber foran en skjerm til daglig er sjelden eller aldri innom intranettene, sier Lindeberg Sand.
På tvers av hierarkiet
Svaret ble å innføre Workplace by Facebook som felles samhandlingsplattform i de tre kommunene. Løsningen er en variant av Facebook
som er beregnet på arbeidslivet, der nettverket er lukket, og virksomheten selv eier alle sine data. Plattformen er enkel å bruke på mobil, og derfor tilgjengelig for de fleste. I tillegg er selv de med lav IT-kompetanse ofte fortrolige
med Facebooks brukergrensesnitt, noe som gjør det enklere å komme i gang.
– Vi trenger å finne nye og bedre måter å jobbe sammen på. Workplace by Facebook gjør det mulig å arbeide mer tverrfaglig og på tvers av hierarkiske strukturer, sier Lindeberg Sand, som har hatt prosjektansvar
for å få på plass Workplace.
I fjor sommer fikk samtlige ansatte e-post med invitasjon til å bruke løsningen. I dag teller webmaster Geir-Arne Lindsholm i overkant av 6200 brukere.
– Noen er svært drevne, mens andre har en del å gå på ennå. Det tar tid å få dette inn i kulturen vår. Dessuten er det en rekke funksjoner som vi ikke har klart å ta skikkelig i bruk ennå,
som videochat. Derfor ser vi at vi trenger en god del hjelp fremover, sier han.
Smir ny identitet
Nå har prosjektet Digitale Asker 2020 hentet inn Sopra Steria for å sørge for at kommunene får enda mer ut av Workplace by Facebook, som konsulentselskapet er partner med. Sopra Steria skal blant annet hjelpe til med endringsledelse
og effektiv bruk av verktøyet samt praktiske oppgaver som å integrere andre programmer inn i løsningen.
Vibeke Lindeberg Sand sier det er i Workplace de skal smi sin nye, felles identitet fram mot sammenslåingen.
– Det er også her fagmiljøer etablerer kontakt over nåværende kommunegrenser og ledere blir kjent med sine nye medarbeidere. Samtidig må vi hver dag levere viktige tjenester til innbyggerne våre, så det
er begrenset hvor mye tid vi har til å jobbe med å tilpasse et samhandlingsverktøy, sier hun.
Stor spennvidde
Lars Ødegaard, direktør for offentlig sektor i Sopra Steria, er selv bosatt i Asker, og gleder seg derfor ekstra til hjelpe de tre kommunene med å samarbeide fram mot sammenslåingen.
– Dette er et oppdrag med stor spennvidde, fra å jobbe med kultur og digital ledelse innenfor Workplace, og ned til mer tekniske spørsmål. Vi bruker selv Workplace by Facebook internt i Sopra Steria, og vi har gjort oss en hel
rekke erfaringer som vi nå skal dele med nye Asker kommune, sier han.
Bildetekst: SOSIAL HJELPER: Sopra Steria, her ved Lars Ødegaard, skal hjelpe Digitale Asker og Vibeke Lindeberg Strand, med å bli enda bedre på Workplace by Facebook. Foto: Kristin Jacobsen / Studio Oscar