|
minutter å lese
Ved hjelp av samskaping med Sopra Steria og skyplattformen ServiceNow har Universitet i Agder digitalisert prosesser som er helt nødvendige for universitetet. Som å ta imot ansatte, gjøre etisk godkjenning av forskningsprosjekter, signere bilag og ha prosesser for varsling av kritikkverdige forhold.
Bakgrunn: Trengte ESM-system
UiA trengte et Enterprise Service Management-system (ESM) for å videreutvikle sine digitale tjenester. Tradisjonelt har ESM-systemer vært mest bruk til IT-tjenester. Men UiA ønsket seg et system som både kunne hjelpe IT og alle andre enheter i organisasjonen med en tjenesteplattform. Så de tok i bruk ServiceNow som verktøy for digital tjenestetransformasjon.
Bedre samhandling og kommunikasjonsflyt både med kunder og internt i organisasjonens førstelinjetjenester (som HR, driftstjenesten, biblioteket, eksamen og opptak) måtte til for å effektivisere prosesser og prosedyrer for å levere gode tjenester. Digitalisering og automatisering av arbeidsflyt ble viktig både for å øke kvaliteten, redusere kostnader og leveransetiden til tjenestene. Tjenestene måtte være tilgjengelig 24/7, og kundene etterspurte selvbetjening. Universitetets IT-strategi, og ønsket om mer samarbeid på tvers av organisasjoner i sektoren, gjorde det naturlig å velge aPaaS-løsning (Application Platform as a Service) uten lokale installasjoner.
Manuelle arbeidsflyter og skjemaer ble digitalisert og automatisert, og det har bidratt til å både øke kvaliteten, redusere kostnader og leveransetiden på UiA sine tjenester.
Hva var Sopra Steria sin rolle?
Sopra Steria har siden 2018 bidratt med rådgivning og kompetanse innen utvikling av flere tjenester som er blitt digitalisert. Sopra Steria sin fagekspertise har bidratt til utvikling av komplekse arbeidsflyter, funksjonalitet og integrasjoner.
ServiceNow ble brukt som teknisk løsning. Det er en nettskyplattform som hjelper bedrifter og organisasjoner med å håndtere digital arbeidsflyt. Det tilbys markedets kraftigste plattform for å styre og automatisere arbeidsflyter, og én felles løsning for å støtte både IT- og forretningsprosesser.
Sopra Steria er ServiceNow Elite-partner, som betyr høy kompetanse på tvers av plattformen og kapasitet til å levere de mest omfattende ServiceNow-prosjektene. Sopra Steria er markedsledende på bruk av ServiceNow-plattformen, bare i Norge har vi et miljø på om lag 200 konsulenter. Vi har også markedets mest sertifiserte medarbeidere.
Hvilken verdi skapte dette for kunden?
Siden 2016 har UiA digitalisert over 150 tjenester innenfor administrasjon, forskning og utdanning. Disse tjenestene er blitt brukt over 130 000 ganger (tall fra april 2022).
Innføringen av ServiceNow har ført til en rekke kvalitative gevinster, som beskrevet her:
Kvalitative gevinster
- Økt sikkerhet: Personvern, innlogging, sporbarhet
- Bedre omdømme : Profesjonalisering, forenklet bruk for interne og eksterne
- Bærekraft: Fjerne utskrift/papir, post, transport
- Økt kvalitet : Mindre rom for feil, Intern kontroll, avvikshåndtering
- Effektivitet: Generiske fellesløsninger
- Kontinuerlig forbedring: Ledelsesdata
- Profesjonalisert organisering og arbeid med utviklings- og forbedringsarbeid: UiA har opprettet og utviklet et tjenesteutviklingsteamet (TUT) som har vært motoren i arbeidet, mens ServiceNow har gjort det hele mulig
UiA har blant annet digitalisert følgende tjenester og applikasjoner:
- Onboarding av nyansatte: heldigitalisering fra kontraktsinngåelse frem til første lønnssamtale. Prosessen inkluderer arbeidsavtale, kontraktsignering og registrering, administrative støttetjenester i forbindelse med å starte i ny jobb og tjenester for å dekke relasjonelle og sosiale forhold, for eksempel; første dag på jobb, buddy, første lunsj, bestille blomster, første lønnssamtale (1 år etter ansettelse)
- Praksisvurdering for lærerutdanningene og sykepleien: heldigitalisert vurdering av praksis som blant annet involverer ekstern praksislærer, student og faglærer
- RPA-rammeverk (Robotic Process Automation) i mangel på integrasjoner: egenutviklet rammeverk som brukes i mangel på API’er (integrasjon med andre systemer). Dette er heladministrert i plattformen.
- SiFra: Varsling av kritikkverdige forhold, HMS-avvik
- Etisk godkjenning av forskningsprosjekter (FEK)
- Signering av bilag og refusjonsutlegg
Fakta om Universitetet i Agder (UiA)
Sørlandets ledende utdannings- og forskningsinstitusjon, med drøyt 14 000 studenter og over 1500 ansatte.
UiA har som ungt universitet som mål å være i forkant når det gjelder innovasjon, utdanning og forskning.
UiA har seks fakulteter og en avdeling for lærerutdanning som styres som en helhet av Universitetsstyret. Universitet har en rekke fellestjenester: Forsknings- og innovasjonsavdelingen, IT-avdelingen, kommunikasjonsavdelingen, personal- og organisasjonsavdelingen, utdanningsavdelingen, Universitetsbiblioteket, økonomi- og campusavdelingen og ledelsens stab.