Munch-museet: Ingen skrik ved innføring av Office 365

Bakgrunn: Digitaliseringsløft

Som en del av et større digitaliseringsløft i Oslo kommune, skulle MUNCH med sine ca 170 ansatte, innføre Office365. I tillegg til leveransen fra kommunen ønsket MUNCH å gjennomføre en endringsprosess med beste praksis for digital samhandling. De trengte derfor bistand med etableringen samt høy grad av brukeradopsjon (hvordan brukerne skal ta i bruk systemet) og kompetanseheving i de nye verktøyene. Det var viktig for dem at innføring av verktøyet skulle understøtte virksomhetens kjerneprosesser. 

Hva bidro Sopra Steria med?

Sopra Steria bidro med ansvar for behovsanalyse, planlegging, og implementering av nye arbeidsverktøy og brukeradopsjon. I prosjektets første fase ble det gjennomført en grundig kartlegging av dagens arbeidsmåter og prosesser. Dette dannet grunnlag for en behovstilpasset plan for hvordan systemet skulle tas i bruk, og etablering av beste praksis for å optimalisere arbeidsprosesser ved bruk av Office 365.

Vi utviklet og gjennomførte opplæring med en kombinasjon klasseromsundervisning, live- webinar og e-læring. Vi definerte også informasjonsarkitektur og prosesser for håndtering av informasjon i den nye løsningen.

Prosjektet etablerte og fulgte opp et internt championsnettverk som fungerte som endringsagenter og pådrivere for bruk av nye verktøy i sine avdelinger.

Sopra Steria brukte smidig tilnærming og la til rette for å kontinuerlig justere og forbedre beste praksis og nye arbeidsprosesser, samt å gjøre det mulig å realisere gevinster tidlig i prosessen.

Verdi: Teams som samhandlingsplattform  

Kunden opplevde god involvering gjennom alle fasene i prosjektet, og god forankring i ledelsen. Sopra Steria har fått veldig gode tilbakemeldinger på leveransen.

Prosjektet har blant annet bidratt til følgende endringer:

• Innført Teams som en felles samhandlingsplattform 
• Etablert felles kanalstrategi og informasjonsarkitektur i Office 365 
• Utarbeidet og forankret beste praksis for samhandling som understøtter Munchmuseets kjerneprosesser 
• Hevet de ansattes digitale kompetanse gjennom behovstilpasset opplæring
• Etablert champions-nettverk 

 

Alle foto: MUNCH, Einar Aslaksen

Fakta

• Museets oppgave er å styrke interessen for og kunnskapen om Edvard Munch og hans kunstnerskap lokalt, nasjonalt og internasjonalt gjennom bevaring, forskning og formidling.
• Munchmuseet skal i tillegg være synlig og relevant i samfunnet gjennom en sterk satsing på utstillinger basert på Munchs kunst, modernisme og samtidskunst.