Medarbeider i gul genser

Legemiddelverket: Raskere prosesser med RPA sparer ca 13 årsverk

Bakgrunn

Robotisert prosessautomasjon kaller vi det på norsk, og det betyr å etterligne menneskelig atferd (Robotic) og implementere en sekvens av aktiviteter som gir menneskelige resultater (Process), men uten menneskelig innblanding (Automation). 

Legemiddelverket (Statens legemiddelverk/SLV) sin strategi for effektivisering er i tråd med digitaliseringsstrategien for offentlig sektor. Målet er at kunder skal oppleve Legemiddelverket som en innovativ og fremtidsrettet tjenesteleverandør. De hadde for øvrig en rekke manuelle prosesser som var klar for effektivisering. Og høsten 2018 avklarte derfor et forprosjekt og en studie hvilke gevinster RPA før med seg. 

Legemiddelverket og Sopra Steria fant manglende kommunikasjon mellom applikasjonene og IT-systemene, og dette ga utfordringer. Et stort antall årsverk gikk nemlig med til å flytte data manuelt mellom ulike applikasjoner. Forprosjektet resulterte i at RPA ble valgt som et strategisk verktøy, og det ble etablert en egen RPA-forvaltning for å øke selvstendigheten og automatisere prosesser.

Hva bidro Sopra Steria med

Sopra Steria er Legemiddelverkets strategiske partner innen RPA, og har bistått med alt fra forstudier til løpende videreutvikling av prosesser. De har bidratt til en forutsigbar og effektiv prosess med sitt standardiserte metodeverk. 

Sopra Steria stilte med tre medarbeidere med RPA-kompetanse, som alle hadde ansvar for alt fra kartlegging til utvikling og produksjonssetting av nye prosesser. Teamet jobbet tett opp mot kundens IT-enhet for å etablere RPA-prosjektet og mandatet. De jobbet direkte med de ulike fagområdene hos Legemiddelverket, og bisto med prosessforslagene fra et funksjonelt perspektiv. 

Det kom inn mer enn 50 prosessforslag fra de ulike avdelingene. Samtlige prosesser ble kartlagt og gjennomgått sammen med avdelingene for å evaluere om forslagene var egnet. Sopra Sterias konsulenter har bistått Legemiddelverket med oppsett av RPA-arkitektur gjennom IT-driftspartneren Visolit, og lært opp nøkkelpersonell innen kartlegging av RPA-prosesser og etablering av en RPA-portefølje. 

Sopra Steria utførte løpende drift og optimalisering av prosesser i produksjon, RPA-programvare og maskinvare gjennom Sopra Sterias konsept «RPA som en tjeneste» eller «RPA-as-a-Service». Med denne tjenesten kan kunder raskt og enkelt koble seg opp mot skyplattformen vår, og komme i gang med automatisering av prosesser uten at de må å sette opp og drifte løsningen selv.  

Hvilken verdi skapte dette

Så langt har Legemiddelverket beregnet en årlig estimert besparelse på ca. 13 årsverk. De har etablert rutiner for å identifisere RPA-kandidater som egner seg best med tanke på gevinstrealisering. Sopra Sterias innsiktsanalyse har gitt kunden en prioritert liste for hvordan de skal ta RPA-initiativet videre. Legemiddelverkets RPA-personell har fått grundig opplæring innen ulike RPA-roller, og etablert en egen forvaltningsorganisasjon og har nå en styrende rolle for RPA-strategiske aktiviteter som utføres av Legemiddelverket. 

Drift og forvaltning av kundens prosesser utføres i dag av Sopra Steria, og prosesser går gjennom og effektiviteten forbedres jevnlig, slik at verdien av automasjon øker på tvers av prosessene. Dette sikrer dem forutsigbarhet og gjenbruk. Hittil er totalt 18 prosesser automatisert og satt i produksjon. 

Sopra Sterias team har også bidratt med å kartlegge prosessforslag, slik at flere prosesser har blitt forbedret og effektivisert på andre måter. Flere forslag ble etter en slik gjennomgang løst på andre måter, og det har spart Legemiddelverket for flere årsverk.

I samarbeid med kunden har Sopra Steria også hjulpet med å digitalisere manuelle papirprosesser, slik at de til slutt kunne automatiseres. Et eksempel er godkjenningsfritak for legemidler til dyr, som tidligere var en papirbasert og manuell prosess. 

Om kunden

  • Statens legemiddelverk er en etat under Helse- og omsorgsdepartementet med ansvar for å sikre at legemidler som blir brukt i Norge er av god kvalitet, trygge å bruke og har ønsket effekt.
  • Etaten har cirka 320 ansatte.
  • De skal sørge for at befolkningen får likeverdig og rask tilgang til effektive legemidler, legge til rette for forskning og innovasjon og forvalte produktregelverket for medisinsk utstyr.
Vil du vite mer?
Gunnar Mørne
Gunnar Mørne Direktør for forretningsutvikling, helse
Les om lignende prosjekter
Les lignende blogger
Les lignende nyheter

Kontakt oss

Vil du høre mer om lignende prosjekter?

Kryss av i boksen for å bekrefte*

Se alle prosjektene til Sopra Steria

Se alle