|
minutter å lese
Bakgrunn
Hydro hadde behov for et felles, moderne verktøy for samhandling i virksomheten, og implementerte SharePoint Online som en forlengelse av selskapets Office 365-innføring i 2015.
Sopra Steria bisto kunden i forkant av utrullingen og implementeringen av løsningen gjennom å evaluere SharePoint-piloter, forberede og lære opp organisasjonens endringsagenter, utvikle en god forvaltningsmodell og klargjøre til lansering.
Prosjektet gikk over i en driftsfase i mars 2016, men det er da mye av jobben starter. Vi bistår nå kunden med å implementere SharePoint og andre Office 365-verktøy, drifte applikasjonen følge opp slik at medarbeiderne tar systemene i bruk på en god måte (brukeradopsjon).
Illustrasjonsbilde (Hydro)
Hva har vi bidratt med?
Teknisk sett har vi bidratt med gode rutiner for å opprette og godkjenne nye, malbaserte SharePoint-områder. Vi bidrar løpende med applikasjonsforvaltning av SharePoint der vår oppgave er å overvåke samt vurdere sikkerhet og ny funksjonalitet fra Microsoft.
Vi har bidratt i arbeidet med å migrere enkle og komplekse Lotus Notes-databaser og QuickR-områder til SharePoint. Vi har opprettet PowerBI-dashboard slik at organisasjonen kan følge opp bruken av SharePoint, og vi sørger for nattlig gjennomgang av alle arbeidsområder for rapportering. Vi har også utviklet en søkedrevet oversikt over alle arbeidsområdene i SharePoint Online, og utviklet arbeidsflyt og andre mindre tilpasninger etter hvert som behovet oppstår.
Sopra Steria leverte i 2017 et løsningskonsept for records management i Hydro, for å sikre bevaring og forenkle gjenfinning av virksomhetskritisk dokumentasjon i SharePoint. Konseptet ble testet i en Proof-of-Concept.
Innen endringsledelse og brukeradopsjon, har vi stilt med rådgivere for oppsett av SharePoint-områder og andre mer komplekse behov, både under implementeringsprosjektet og i driftsfasen etterpå.
En viktig oppgave har vært å bidra med etablering og oppfølging av et nettverk med 200 endringsagenter/superbrukere på tvers av organisasjonen. En viktig suksessfaktor i prosjektet!
Vi har også laget et rollebasert opplæringskonsept slik at alle medarbeidere får opplæring før de begynner å bruke SharePoint, enten som klasseromsundervisning, webinarer, e-læringskurs eller presentasjoner på intranett.
Vi har bidratt med målrettet kommunikasjonsarbeid for å gi sluttbrukerne jevnlig, oppdatert og brukervennlig informasjon i ulike interne kanaler om Office 365 og ny funksjonalitet.
Motivasjon med buttons til endringsagentene i prosjektet. (Bilde: Hydro)
Hvilken verdi ga dette?
Kunden har fått en felles løsning for effektiv samhandling internt rullet ut i alle virksomhetens forretningsområder og på tvers av landene de er operativ i. De kan nå utveksle informasjon med eksterne samarbeidspartnere på en enklere og mer oversiktlig måte. De har fått tilgang til ulike Office 365-verktøy for en moderne, digital arbeidsplass og et skreddersydd verktøy i den daglige samhandling mellom medarbeiderne.
Nettverket av endringsagenter fortsetter den gode jobben, slik at alle til slutt blir trygge på det nye verktøyet.
(Bilder fra Hydro)