Det britiske forsvarsdepartementet: Stor omlegging av virksomhetsprosessene

Dette handler om et partnerskap for omlegging av virksomheten. Resultatet blir en teknologiløsning som bidrar til å optimalisere, forvalte og sørge for besparelser på tvers av tre forsvarsgrener. Budsjettet er på flere milliarder pund.

For første gang har det britiske forsvarsdepartementet full kontroll på forvaltningen og en global synlighet av det utplasserte materiellet:

• Militært personell i frontlinjen forsikres om at utstyret og teknologien de bruker, er lett tilgjengelig og fungerer som den skal.
• Omfattende opplæring sikrer at brukerne er i stand til å utnytte systemfordelene.
• MJDIs informasjonsfunksjoner muliggjør fulle revisjoner, noe som forbedrer anskaffelser og ansvarlighet innenfor forsvarslogistikken.

Disse forbedringene i nøyaktighet og tilgjengelighet har ført til verdifulle kostnadsbesparelser og driftseffektivitet innenfor MoDs stadig strammere budsjetter. Dette prosjektet ble løst av våre kollegaer i Sopra Steria i Storbritannia.

Bakgrunn: Trengte en transformasjonspartner

Det britiske forsvarsdepartementet (MoD) har identifisert et behov for å legge om materiellforsyningen for deployerte styrker i tre forsvarsgrener: British Army, Royal Navy og Royal Air Force. Målet er å installere et moderne system, øke installasjonshastigheten, redusere behandlingskostnadene og muliggjøre kritisk forvaltning av materiell til alle tre forsvarsgrener.

Før denne løsningen ble utviklet drev det britiske forsvarsdepartementets (MoDs) tre forsvarsgrener sine egne separate systemer, som hvert var mellom ti og tjue år gamle. Disse utdaterte, relativt ineffektive og ofte unøyaktige prosessene var ikke i stand til å dekke de kritiske behovene til en av verdens største globalt deployerte militære styrker. Betydningen og omfanget av denne virksomhetsendringen krevde dybdekunnskap om forsvarsdepartementets operative prosesser fra en transformasjonspartner med en merittliste man kunne stole på.

Det var avgjørende å forene systemene for å kunne levere kostnadseffektivitet, forbedre forvaltningen og gjøre den livreddende utplasseringen raskere i krigsscenarioer. Dessuten måtte migreringen være sømløs for ikke å forstyrre kritiske operasjoner, og systemet måtte kunne kommunisere med andre av departementets programmer for å muliggjøre fremtidig utvikling og skalerbarhet.

Nøkkelpunkter

• MJDI-systemet er en av forsvarsdepartementets største teknologiinvesteringer og forvalter den globalt utplasserte andelen av forsvarsmateriell til 19 milliarder pund.
• En enkelt katalog erstatter tre frittstående systemer med cirka to millioner NATO-artikkelnumre (NATO Stock Numbers, NSN).
• Sikker tilgang med flere autorisasjonsnivåer for 18 000 brukere.
• Gir MoD for første gang en global oversikt over materiellbeholdningen og full forvaltningsinformasjon.

 

Hva bidro Sopra Steria med?

Sopra Steria har lang erfaring med å levere IT-baserte forretningssystemer til det britiske forsvaret og fikk i oppdrag å utforme, utvikle og administrere løsningsintegrasjonen. 

Leveransen av MJDI-systemet (Management of the Joint Deployed Inventory) involverte en prosessendring for hele forsvaret og en robust og innovativ utvikling av IT-applikasjoner i stor skala. Den nøyaktige integrasjon av tre uavhengige systemer ble basert på Sopra Sterias strategiske, kommersielle og tekniske ekspertise og støttet av de omfattende kunnskapene til de av våre ansatte som er krigsveteraner, og som opererer i kjernen av selskapets team. MJDI demonstrerte Sopra Sterias evne til å levere ekspertise og enkelhet ved hjelp av komplekse IT-prosesser. 

Det britiske forsvarsdepartementet har nå for første gang global oversikt over materiellbeholdningen, noe som gir logistikerne tilgang til data om alternative muligheter for levering av kritiske artikler til det de kaller «battlespace». Ved å vise hva som er tilgjengelig i «neste dal» forhindrer MJDI dobbeltforsyninger fra basismateriellet (gjerne gjennom utstrakte fysiske forsyningskjeder) og sørger for fortgang i leveringen av artikler via mer lokale leverandører. Alt dette gjøres i ett og samme IT-miljø, noe som reduserer risikoen for feil, tidsbruken og innsatsen som krevdes før MJDI begynte å levere en slik global oversikt.

Verdi for kunden

Sopra Steria har gjennom dette partnerskapet samarbeidet nært med MoD for å effektivisere virksomheten, etablere tydelige avtaler og støtte opp om omfattende virksomhetsendringer i global skala. Mange års samarbeid og en kultur for betrodde partnerskap hjalp Sopra Steria med å forstå og forene de ulike praksisene og prosessene som brukes på tvers av de tre eksisterende materiellsystemene.

Sopra Steria-teamet, som består av IT- og logistikkspesialister i tillegg til tidligere militært personell, har engasjert seg i tolv måneder med ansatte på brukernivå i det britiske forsvarsdepartementet for å forstå de operasjonelle realitetene i hvert system, før de utformet en ny løsning. I løpet av denne omfattende granskingen har de gjennomført mange workshoper, holdt presentasjoner for militære ledere og demonstrert dugelighet på alle trinn. Dette samarbeidet fortsatte gjennom hele utformings- og byggefasen og inn i den trinnvise implementeringen av løsningen.

Sopra Sterias sofistikerte opplæringssystem har støttet opplæringen av over 18 000 ingeniører, stabspersonell og militære ledere i bruk av MJDI. Dette gjør det mulig for dem å få tilgang til tilgjengelighets-, tilstands- og reparasjonsstatus og plassering av lagerartikler på tvers av hele det globalt utplasserte britiske forsvarsmateriellet i sanntid. Rundt 8000 av disse studentene har også tilgang til nøkkelinformasjon om administrative og statistiske
data, noe som viser seg å være svært verdifullt for å kontrollere anskaffelser og allokering.

Systemet kontrollerer nå alt utplassert materiell som ble brukt til å støtte kombinerte
logistikkoperasjoner under Operation Herrick i Afghanistan.

Alle bilder: “Crown copyright/MOD Images from www.defenceimagery.mod.uk reproduced under OGL license v3.”