Hvordan finner vi frem og velger riktige verktøy når vi skal innføre og forvalte nye digitale løsninger?
Vi bombarderes av informasjon, apper, digitale verktøy, hyper og trender. Microsoft 365 tilbyr mange nyttige applikasjoner, også kalt «apper». Når bør vi bruke hvilken app? Og til hva? Hvordan kan de forskjellige appene kombineres for en enda bedre løsning? Her er noen tips på veien til digital arbeidslykke!
Microsoft 365-galaksen
I Microsoft 365-oversikten kan du åpne alle appene. For å komme dit skriver du «office.com» i nettleseren og logger inn på plattformen.
Figur fra Microsoft: Oversikt over alle appene
Det oversikten ikke viser, er når det er lurt å bruke hvilken app og til hva, og hvilke apper du kan kombinere for en god samhandlingsløsning, for å publisere informasjon, eller for sikker deling av dokumenter og informasjon, osv. Flere av appene har noenlunde lik funksjonalitet, og noen passer bedre i ulike kontekster.
Fra stjernekluster til galakse
Vi kan kalle samlingen av apper i Microsoft 365-plattformen for galaksen. Gjennom å kombinere ulike apper, for ulike behov, lager vi nye stjernekonstellasjoner.
Figuren viser Microsoft 365-apper som er mest brukt i samhandlings- og kommunikasjonsløsninger.
En app brukes i flere sammenhenger, som vi kaller «loop» på engelsk og rom på norsk. Det vanligste er å bruke det engelske navnet.
Har du innført Microsoft 365 og Teams, og stort sett bruker "Files" i Teams-kanalene og katalogstrukturer på SharePoint, eller kun bruker Teams for å kjøre nettbaserte møter, har du kun tatt i bruk noen av stjernene i galaksen.
Dersom du derimot, for eksempel, tar i bruk den mektige motoren som ligger i SharePoint Online, og kombinerer dette med flere Microsoft 365-apper, som Teams og Yammer, for mer effektive og interessante løsninger, vil du erfare hele galaksen du har å manøvrere i. Dette gir stort mulighetsrom og romslighet for innovasjon og nytenkning.
Stjernehopping
I løpet av en dag vil du bevege deg fra den ene stjernekonstellasjonen av apper til den andre, og mellom "my loop", "inner loop" til "outer loop", og tilbake.
My loop - Mitt digitale arbeidsrom
Figuren viser eksempel på apper når jeg arbeider i mitt eget digitale arbeidsrom .
Ditt eget digitale arbeidsrom brukes gjerne i idéfasen, hvor kun du jobber, eller kun med noen få kollegaer, i en kort periode. Det er det vi kaller for mitt rom, eller «my loop» på engelsk.
Dersom jeg eksempelvis skal notere ned et forslag til et prosjekt jeg mener virksomheten min bør sette i gang, begynner jeg med å:
- Skrive ned punkter i min personlige OneNote
- Sende noen e-poster og invitasjon til møter
- Liste opp noen oppgaver i To Do
- Lagre presentasjonen i en mappe i min personlige OneDrive
- Og deler dette med mine medsammensvorne kollegaer og vi jobber ut en god forretningsplan («Business Case»)
Selv om Teams i hovedsak hører til i neste arbeidsrom, det indre digitale samarbeidsrommet, har vi også lagt den til i mitt arbeidsrom i figuren over. Når jeg har en privat prat i Teams, vil dokumenter jeg deler, lagres i min personlige OneDrive.
Når jeg jobber i mitt eget digitale arbeidsrom, bruker jeg gjerne:
- OneNote – min personlige digitale notatbok, som kun jeg ser og som er lagret i min OneDrive. Hvis du deler en personlig OneNote, deles hele boken. Dersom flere skal samhandle om tekst i en OneNote er det bedre å lage en felles OneNote i Teams.
- OneDrive – mitt personlige dokumentlagringssted. Dokumenter og mapper i OneDrive er kun mine frem til jeg velger å dele dem. Jeg har oversikt over dokumenter jeg har delt med andre og vise versa.
Viktig! 📌 OneDrive er knyttet til person. Dersom jeg slutter i virksomheten, vil OneDrive være tilgjengelig for min nærmeste leder i 30 dager. Deretter slettes den. Virksomhetskritisk innhold skal ikke lagres på OneDrive. - To Do – mitt personlige oppgave-dashboard. Jeg kan lage oppgavelister for meg selv, velge om To Do også skal vise merkede e-poster, Planner-oppgaver, med mer. Jeg kan lage en oppgaveliste jeg deler med andre for en viss periode.
- Outlook – sende og motta e-poster og arrangere møter i kalender.
- Office-apper som PowerPoint, Word og Excel – til produksjon av innhold. Lagrer dette på min egen OneDrive, dersom det ikke er et egnet område for dette på Teams, på en SharePoint-site eller annet.
Situasjoner hvor jeg jobber i mitt digitale arbeidsrom, og lagrer dokumenter i OneDrive:
- Ad-hoc – jobber med midlertidig innhold frem til jeg kan flytte det til et egnet Teams, SharePoint eller annet.
- Trenger offline-tilgang – Dersom jeg skal holde en presentasjon et sted og ikke er sikker på nettoppkoblingen der, kan jeg ha presentasjonen på min OneDrive. Den er da lett tilgjengelig for meg offline.
- Mine arbeidskladder – midlertidig kladder og slikt som jeg ønsker å ta vare på for en kortere periode.
Kontinuerlig opprydding i eget arbeidsrom
Sørg for å rydde i eget arbeidsrom:
- Slett det du ikke trenger
- Flytt dokumenter som hører til prosjekter, prosesser og virksomheten generelt til felles samhandlingsområder
Inner loop – Vårt felles digitale samarbeidsrom
Figuren viser en oversikt over apper som brukes i vårt felles digitale samarbeidsrom.
Det felles digitale samarbeidsrom kan brukes sammen med en gruppe kollegaer, for eksempel et fagmiljø, mine nærmeste kollegaer, eller det kan være avdelingen eller prosjektet mitt. Et felles samarbeidsrom brukes ofte i etablerings- og utviklingsfaser. Det kan også brukes mer permanent eller langsiktig, for eksempel for en avdeling, for konferanse-teamet eller for en moderatorgruppe for intranettet. Det er det vi kaller det indre rommet, «inner loop» på engelsk.
I dette eksempelet bruker vi det til en prosjektgruppe. La oss si at vi fikk godkjent forretningsplan, mandat og budsjett til å starte prosjektet. Vi oppretter derfor et samhandlingsrom i Teams med kanaler, kobler til forskjellige lenker i fanene, og strukturerer SharePoint Online team site som er knyttet til samhandlingsrommet i Teams. For å få en bedre oversikt, strukturerer vi i tillegg den felles digitale notatboka, OneNote, som følger med Teams. Dette gjør vi før de andre prosjektmedlemmene slippes inn.
Teams-konstellasjonen
Når du lager et team-rom i Teams opprettes en medlemsgruppe der personer i teamet registreres. Medlemmene kan ha rollen som «Eier», «Medlem» eller «Gjest». Rollene har ulike rettigheter og tilganger.
Figuren viser Microsoft 365-appene som automatisk kommer med når jeg lager et team i Teams
Når jeg lager et team i Teams, vil følgende apper automatisk være koblet til Teams-gruppen, og være tilgjengelige umiddelbart. Legg gjerne også til Microsoft Planner og Microsoft Stream.
- Teams: Hub for samhandling og kommunikasjon for et team
- SharePoint Online team site: Område for samhandling og innholdsproduksjon
- OneNote: Felles digital notatbok for prosjektteamet. Du kan lage flere notatbøker knyttet til samme team
- Outlook: Medlemsgruppen er knyttet til en Outlook-konto, som betyr at et team i Teams har en felles e-postboks, i tillegg til at e-poster kan sendes både til og fra kanaler i Teams.
Deretter knyttes til følgende apper til teamet i Teams:
- Planner: For effektiv og oversiktlig oppgavefordeling i prosjektet er det nyttig å legge til Planner. I Planner kan prosjektet organisere oppgavene i ulike samlinger, eksempelvis per leveranse, samt bruke fargekoder for prosesser på tvers av leveransene.
- Stream: Dersom prosjektet skal lage informasjonsvideoer og dele med resten av organisasjonen, er det nyttig å lage en kanal i Stream. Knytter du denne til prosjektteamet, kan alle laste opp videoer til Stream-kanalen.
Konstellasjonen for prosjektteam i Teams - klar for oppdrag!
Figuren viser Teams med full samhandlings- og kommunikasjonsløsning.
Når konstellasjonen av Microsoft 365-apper er klar, og Teams, SharePoint Online team site, OneNote og Planner er strukturert i henhold til valgt prosjektmetodikk og god praksis, samt definert kjøreregler, rutinebeskrivelser og retningslinjer, legger du til prosjektmedlemmene. Et team bør ha minst to eiere for å sikre kontinuitet og tilgjengelighet, uavhengig av personer.
Sett på mer kraft i leveranseapparatet
I tillegg til strukturering av appene nevnt, er der i SharePoint Online team site et par nyttige SharePoint-apper:
- SharePoint Task list – listeapp som kan brukes som overordnet leveranseplan med tidslinje. Kan brukes som en lettvariant av MS Project.
- SharePoint Issue tracker – en listeapp som kan brukes for en feil-, saks- og/eller endringslogg.
Begge listeapper kombinert med Planner via PowerAutomate, hvor du kan knytte sammen Planner-data fra flere prosjekter, og samordne dette i et prosjektportefølje-dashboard i PowerBI.
Flere spennende lister blir gjort tilgjengelige i Microsoft 365 fremover.
Teams som prosjekthub
Det finnes mange muligheter for å sette opp effektive prosjektteam i Teams, i konstellasjon med andre Microsoft 365-apper, systemer, verktøy og apper. Du kan koble til Jira, Microsoft Project, eller EasyRisk, og bruke Teams som en hub for prosjektsamhandlingen.
Outer loop – Vårt felles digitale kommunikasjons- og publiseringsrom
Figuren viser SharePoint Online Communication site og Yammer i det ytre rommet (“outer loop”)
Prosjektet vårt er i gang, og vi har behov for å dele informasjon med resten av organisasjonen. Da flytter vi oss til det vi kaller det ytre rommet, «outer loop» på engelsk. Det ytre rommet brukes ofte i formidlingsfasen.
En dynamisk prosjektportal
Ofte får prosjektmedlemmer forespørsler fra organisasjonen om å presentere hva prosjektet gjør. Hver prosjektpresentasjon krever ekstra tid og ressurser. Dette kan påvirke prosjektets leveranser. For å skjerme prosjektmedlemmer, og samtidig dekke informasjonsbehovet i organisasjonen, oppretter vi en prosjektportal ved hjelp av:
- SharePoint Online communication site - Publisering og kommunikasjonsområde hvor prosjektet deler
- Overordnet status for prosjektet
- Korte informasjonsvideoer i Stream
- Standard-presentasjoner og artikler for
- Leveranser
- Oppdateringer
- Endringer
- Lanseringer
- Yammer-fellesskap for prosjektet - Internt sosialt nettverk hvor
- Organisasjonen kan komme med spørsmål og innspill til prosjektet
- Prosjektet annonserer oppdateringer og informasjon ut mot organisasjonen.
Figuren viser eksempel på en portal laget i SharePoint Online communication site, hvor også Yammer-fellesskapet er lagt til på en side (nede i høyre hjørne)
Publisering av informasjon utenfor egen virksomhet
SharePoint Online communication site og Yammer er i hovedsak for intern deling og publisering av informasjon. Men noen ganger ønsker prosjektet å dele informasjon utenfor egen virksomhet. Da er Microsoft Sway-appen et godt verktøy for nyhetsbrev eller blogg.
Eksempel på Sway-presentasjon fra et samarbeid mellom Sopra Steria Frankrike og Sopra Steria Norge.
Den røde streken på tvers av halvsirkelen illustrerer at ekstern deling kan gjøres på flere nivåer.
Gjennom samarbeid med leverandører, kunder og partnere har prosjektet gjerne behov for å dele dokumenter, innhold og informasjon utenfor organisasjonen. På alle nivå er det lagt til rette for at innhold kan deles.
Styrt kontroll av informasjonsdeling
Oppsett av ekstern deling er avhengig av virksomhetens retningslinjer, og utføres av noen med rollen som global administrator for hele løsningen, og av Teams- og/eller SharePoint site-eier.
Dersom et team i Teams er tilrettelagt for ekstern deling kan eiere, eller medlemmer, invitere inn personer som ikke har virksomhetsbruker. Vedkommende blir da invitert inn som gjest, og dette vises tydelig i medlems- og gjesteoversikten i Teams. Uansett må personer som inviteres inn, ha en personlig e-postadresse for å identifiseres. Fellesbrukere er det ikke aktuelt å bruke.
Organiser konstellasjoner av stjerner, apper og løsninger
Det er et kontinuerlig behov for styring og kontroll. Samtidig bør brukere få ta appene i bruk og bli kjent i sin nye digitale galakse. Brukere lærer ikke å navigere dersom de alltid sitter i passasjersetet, og ser ut på stjernene fra vinduet. De må lære stjernene å kjenne.
Opprett et stjerneteam - astronautene
Da Microsoft 365-galaksen er i kontinuerlig endring og nye stjerner dukker opp, noen forsvinner inn i mørke hull, og andre transformeres til nye stjerner, vil det være behov for et stjerneteam som lærer galaksen å kjenne og som kontinuerlig:
- Oppdaterer seg og virksomheten på endringer
- Gjør vurderinger på hvilke endringer som påvirker virksomhetens konstellasjon av apper og løsninger
- Sørger for trygg navigering
- Støtter sine kollegaer i hvordan få det beste ut av stjernekonstellasjonene som er satt opp
- Organiserer nye stjernekonstellasjoner der det er behov
De beste stjerneteamene er en kombinasjon av astronauter fra IT, HR, kommunikasjonsavdeling, samt gjerne representanter fra sikkerhet, informasjons- og dataforvaltning og forretningen.
Bruk et kult navn på stjerneteamet, gjerne noe som representerer kjernevirksomheten, som eksempelvis: champions nettverk, digitale ninjaer, digitale hjelpere, veivisere, superbrukere, astronauter, osv.
Etabler og forvalt en galakseportal
Microsoft har mange gode kilder til læring, som Microsoft hjelpesider og Microsoft Learning Pathway. Det er god praksis å etablere en intern galakseportal hvor man samler alt fra systemdokumentasjon, artikler med de gode historiene og eksemplene, informasjon om appene, lenker til nyttig informasjon, hvordan komme i gang og hvilke krav og retningslinjer som gjelder i forskjellige situasjoner.
Det krever arbeid og fokus for å få stjernene på plass, og få god kontroll samtidig som brukere og virksomheter tar i bruk appene som en naturlig og sikker del av sin arbeidshverdag. Stjernene skal ikke drysses på toppen av alt annet. De skal erstatte og forbedre gamle verktøy som er utgått på dato.
| Når jeg | I rom/ «loop» | Er det nyttig å bruke |
| Jobber med egne ting, ad-hoc, midlertidig deling med noen få | Mitt digitale arbeidsrom/My loop 👍Tommelfingerregel: Dette er mitt rom(-skip), jeg velger hvem jeg deler innhold med og det slettes når jeg slutter | Personlig OneNote, OneDrive, privat nettprat i Teams, Outlook, To Do |
| Jobber i et team, som i et prosjekt, avdeling eller arbeidsgruppe | Vårt samarbeidsrom/ «Inner loop» 👍Tommelfingerregel: Jeg vet hvem alle i rom(-skipet) er og hva de skal gjøre/hvorfor de er der | Teams, felles OneNote, Planner, SharePoint Online team site, Stream, Office-verktøy |
| Skal publisere informasjon og/eller kommunisere til et større publikum | Vårt felles kommunikasjonsfellesskap/ «Outer loop» 👍Tommelfingerregel: Jeg har ikke helt oversikt over hvem alle er, og det er greit – dette er for hele organisasjonen m.a.o. moderskipet | SharePoint Online communication site, Yammer-fellesskap, Stream-videoer, Sway-presentasjon og Office-verktøy |
Å innføre og forvalte en stjernekonstellasjon av Microsoft 365-appene er ikke science fiction, ei heller behøver det å være stjernekamp, vi er med dere til dere har en god galaksestyring!
Forfatter: Merethe Stave
Kontaktperson: Markeds- og kommunikasjonsdirektør Kristin Blix-Elton
Vil du lese mer om temaet?
Blogger
Karin Løkke, Sopra Steria:
Regarding:
Matt Wades:
Tracy van der Schyff:
Microsoft