Utredningsinstruksen, en statlig instruks som krever gjennomgang av tiltak før de gjennomføres, er ikke udelt populær. Mange mener den hemmer innovasjon og raske prosesser. Men gjør den egentlig det?
Utredningsinstruksen er en instruks som skal legge til rette for gode beslutninger om statlige tiltak. Det vil si at de som jobber med tiltak, for eksempel digitaliseringsprosjekter, plikter å bruke utredningsinstruksen før de starter prosjektet. Mange som jobber med statlige prosjekter er ikke klar over det, og mange velger å ikke følge den.
Det å utrede blir av noen sett på som en motsetning til raske, eksperimenterende og innovative prosjekter og produktutvikling. Det er et begrep som kan gi assosiasjoner til evigvarende rapportskriving. Det kan i noen tilfeller resultere i en rapport som havner i en skuff. I andre tilfeller vil de antagelsene og forutsetningene du hadde da du startet å utrede, ha endret seg helt når du endelig er klar til å starte prosjektet.
Tidligere i år sa Steffen Sutorius, direktør i Digitaliseringsdirektoratet, til Digi at han tror at vi fremover vil få færre store utredninger av IT-prosjekter, fordi vi har sett at det er mulig å levere raskere og minst like godt på andre måter.
Seks spørsmål om utredning
Å utrede betyr å “bringe klarhet i, undersøke grundig” (Bokmålsordboka). Veldig enkelt kan vi si at utredningsinstruksen dreier seg om å tenke før du handler. Høres ikke dette fornuftig ut? Før jeg skal si hva jeg tenker, så skal du få tygge på de seks spørsmålene en utredningsinstruks skal besvare:
- Hva er problemet, og hva vil vi oppnå?
- Hvilke tiltak er relevante?
- Hvilke prinsipielle spørsmål reiser tiltakene?
- Hva er de positive og negative virkningene av tiltakene, hvor varige er de, og hvem blir berørt?
- Hvilket tiltak anbefales, og hvorfor?
- Hva er forutsetningene for en vellykket gjennomføring?
Design thinking og utredningsinstruksen
For å si det kort: Jeg tror på utredningsinstruksen. Hvorfor?
Disse seks spørsmålene har mange fellestrekk med sentrale deler av produktutvikling og innovasjonsrammeverk som “Design thinking”. Dette er da spørsmål som i mange sammenhenger initierer innovasjon. La meg gi deg et eksempel:
I Sopra Steria har vi utviklet en felles arbeidsmetodikk for hele selskapet, Lean Next. Metoden inkluderer det beste fra flere fag, og den bygger blant annet på prinsippet «design thinking». Vi mener det er viktig å kartlegge og finne ut av hva som er det reelle problemet, vurdere ulike måter å løse problemet på og å teste ut en potensiell løsning fort.
Marty Cagan, en nestor innen produktutvikling sier, “one of the most important lessons in our industry is to fall in love with the problem, not the solution». De to første spørsmålene i utredningsinstruksen svarer ut dette.
Andre sentrale elementer er å teste og verifisere at det du ønsker å lage faktisk oppnår de målene virksomheten har. Løsningen må kunne brukes på en god måte av brukerne, samtidig som den er gjennomførbart teknisk på den tiden du har til rådighet. I tillegg må den følge lover og regler, være i samsvar med overordnede målbilder, og kan forankres hos alle interessenter.
Fellestrekkene ved disse punktene og utredningsinstruksen er mange. Det dreier seg om å finne ut hva som er det reelle problemet, hva virksomheten vil oppnå og hvordan vi kan løse problemet på best mulig måte. Og det handler om å teste det ut – fort!
Det kan godt være at samfunnsøkonomer og andre gode byråkrater mener at jeg forenkler her. Men utredningsinstruksen er tydelig på at du kan tilpasse omfanget på utredningen i henhold til virkningen på tiltaket. Tiltaket kan i denne sammenhengen forstås som prosjekt eller produkt. Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (Dfø), som har ansvaret for utredningsinstruksen skriver selv: «For tiltak med små virkninger vil det ofte være tilstrekkelig med enkle og kortfattede svar på de seks spørsmålene». Det betyr at vi ikke må lage en omfattende rapport som tar lang tid og gir liten nytte.
I produktledelse, og ikke minst i rammeverket til Sopra Steria, fokuserer vi på å teste ut. Vi lager gjerne prototyper for å kunne teste og gjøre det mer virkelighetsnært. Vi tror at å utrede blir bedre når man inkluderer et tverrfaglig team, og at de får eierskap til å utforske. Teamet kan sammen komme på bedre løsninger som kan testes ut i henhold til beskrivelsene nevn tidligere. På denne måten kan vi også bli mer sikre på at vi velger det riktige tiltaket og at vi, viktigst av alt, kommer til å oppnå verdien vi er ute etter. Vi bringer klarhet i og undersøker grundig. Det er utredning, men det er ikke (kun) rapportskriving. Vi tror på utredningsinstruksen, og vi tror på smidig utvikling!
Innlegget ble første gang publisert på Digi.no 22.1.2021.