Klar for en hybrid arbeidsplass? Da bør du tenke digitalt først

av Bente Sundlo - Direktør for samarbeidsløsninger | minutter å lese

En hybrid arbeidsplass dreier seg i hovedsak om tre ting: kultur, opplæring og teknologi. Først når du mestrer disse tre, er du på god vei.

Bedrifter som nekter folk frynsegodet med delvis hjemmekontor, kan komme til å tape i konkurransen om kompetanse.

Det vil si at virksomheter nå må rigge seg til for en langsiktig plan for en hybrid arbeidsplass. Dette er en arbeidsplass der noen er fysisk til stede på kontoret og andre jobber fra andre lokasjoner – enten hjemmefra eller et annet kontor/sted. Men skal virksomheter lykkes, er det viktig at de forbereder seg godt.

I en slik hybrid situasjon må det gis like forutsetninger for alle medarbeidere, både til å bidra og til å samhandle, og dette kan oppnås ved å tenke «digitalt først». La meg først gi et lite eksempel.

Å henge på veggen

For kort tid siden deltok jeg i et hybrid arbeidsmøte der tre kollegaer var til stede i et møterom og jeg satt på hjemmekontor koblet opp via Teams. Selv om vi som konsulenter alltid har hatt brukbare digitale ferdigheter, og burde hatt gode muligheter for å kunne gjennomføre et hybrid møte, fikk jeg et kort øyeblikk flashback fra pre-pandemi der jeg «hang på veggen» og slet med å bli inkludert.

Dette gjaldt både ved øyekontakt og å få ordet. Ikke bare følte jeg meg utenfor i møtet, men det var krevende å følge med både på hvilken tekst det ble referert til, og på ansiktsuttrykkene til mine medmøtedeltakere.

Dette både fordi det ble pekt fysisk på skjermen/tavla og fordi jeg kunne bare se dem som en liten klynge mennesker med møteromskameraet og de satt tidvis med ryggen til.

Som digital møtedeltaker opplevde jeg møtet som både kaotisk og bortkastet tid, men for meg var dette en veldig nyttig erfaring. Det inspirerte meg til å dele noen tanker rundt hva vi tenker om hvordan man må forberede seg til den nye normalen vi er i ferd med å gå inn i.

Planlegg utfra digital tilstedeværelse

Ved å tenke «digitalt først», så må man planlegge møtene utfra digital tilstedeværelse som et hovedprinsipp, med mulighet for fysisk deltakelse som en mulighet.

Det vil si at det bookes et fysisk møterom, i tillegg til at man kobler på en digital møtearena. Deltakere må delta på lik linje, der alle har på sitt personlige PC-kamera, presentasjoner deles i det digitale møtet – samtidig som man sørger for å ha god lyd og felles mikrofon som for eksempel en Jabra-konferansehub eller lignende for de som deltar fysisk.

Men den hybride arbeidsplassen handler jo naturligvis om mer enn bare møte-opplevelser. Gjennom å ha målet om «digital first» når den nye normalen skal defineres i sin virksomhet, vil man oppnå en smidigere arbeidsform og et bedre arbeidsmiljø der alle vil føle seg inkludert og oppleve at de gis samme muligheter til å bidra og bli sett.

Kultur, opplæring og teknologi

Innledningsvis nevnte jeg at en hybrid arbeidsplass dreier seg om kultur, opplæring og teknologi. La oss se nærmere på dette:

Kulturen er hovedelementet der det handler om å definere: «Hvordan samhandler vi her hos oss?». Tillit, i tillegg til det å ha fokus på resultatene og ikke på hvor jobben gjøres, er avgjørende for å lykkes med en hybrid arbeidsplass. Dette krever at medarbeiderne er gode på selvledelse, og klarer å strukturere dagen sin og prioritere arbeidsoppgavene.

Derfor er det også fint å involvere medarbeiderne i utarbeidelsen av den hybride arbeidsplassen og sette retningslinjer på bakgrunn av medarbeidernes behov og forventninger. Dette vil blant annet innebære å definere gode spilleregler for hybride møter i en kontekst hvor alle blir inkludert og får følelse av å delta på like vilkår enten man er fysisk i rommet eller med i møtet digitalt. Lag gode digitale møtepunkter og tenk digitalt først – fysisk en mulighet.

Viktige spilleregler

Det er essensielt å fokusere på gode møteforberedelser og tydelige agendaer i en hybrid verden for å få dette til å fungere godt. En kritisk suksessfaktor er at lederne må gå foran og være gode rollemodeller. Finn den gode balansen mellom fysisk og digital tilstedeværelse for å vise de ansatte at dette er reelle verdier i virksomheten, og ikke bare noe man sier.

Viktige spilleregler for hybride møter inneholder punkter om god møteledelse og –deltakelse, krav som settes i forhold til aktiv møtedeltakelse, hvordan man kan inkludere alle og vise respekt under møtet. Det er viktig at de som har valgt hjemmekontor også må huske på å ta kontakt, ikke bare gjennom formelle møter, men også mer uformelle «kaffemøter» for å skape tilhørighet. Denne tilhørigheten er lett å glemme og miste når man jobber digitalt, og kan føre til at ledere forfremmer og belønner medarbeidere som møter opp fysisk på kontoret i større grad enn de som velger å sitte på hjemmekontor.

Utstyret må være på plass

Teknologien er naturligvis en viktig komponent i den hybride arbeidsplassen. Gjennom vårt arbeid som rådgivere for mange virksomheter både i offentlig og privat sektor, ser vi at virksomhetene fortsatt har løsninger som bærer preg av at man måtte raskt snu seg rundt og hasteimplementere flere digitale verktøy.

Likevel jobber mange nå målrettet for å rette opp i dette og lage en mer stabil og robust digital arbeidsplass. Når dette så er på plass, så er det ikke bare å ha en god digital verktøykasse i virksomheten som er viktig, men også å ta i bruk de mulighetene som ligger i løsningene man har. Det handler ikke nødvendigvis om kostbare videokonferanseløsninger, men om å gi hver ansatt gode forutsetninger for å kunne delta digitalt med sin PC, høyttaler/mikrofon/hodetelefoner og et kamera. De fleste bærbare PCer har alt dette innebygget i dag, og i utgangspunktet kan dette være nok selv om man ofte får bedre lydkvalitet med en ekstern mikrofon/høyttaler.

Sist, men kanskje viktigst, må vi gi god, riktig og nok opplæring i tillegg til å trene tilstrekkelig på dette i alle sammenhenger. En god opplæringsplan med et utvalg av ulike opplæringstiltak er viktig for å treffe alle ansatte i de situasjoner der de har behov for økt kompetanse.

Å definere denne nye normalen på en god og bærekraftig måte er viktig for et sunt og stabilt arbeidsliv fremover.

 

Innlegget ble først publisert på E24 den 9. september 2021.

Search
Se alle blogginnleggene våre