Jobbsnakk uten plan og strategi

Etter lanseringen av Workplace by Facebook (tidligere Facebook at Work) skal «alle» anskaffe interne sosiale medier for sin virksomhet, men hva skjer dersom det implementeres uten plan og strategi?  

Dersom du tror at et internt sosialt nettverk bare er å lansere til medarbeiderne og deretter går resten av seg selv, da står du i fare for å miste nettopp fordelene nettverket skal skape. Selv om de fleste har kjennskap til sosiale medier fra sin private sfære er det noe helt annet å bruke det i jobbsammenheng for internt bruk.

Må forstå digitalt lederskap

Workplace lanserte globalt i oktober 2016 med over 100 000 virksomheter på venteliste. Det har skapt en halleluja-stemning rundt det interne sosiale mediet. Et internt sosialt nettverk skal skape økt transparens, tilrettelegge for samhandling og kunnskapsdeling på alle nivåer i virksomheten, og det skal bidra til innovasjonstakten og bryte ned hierarkier.

Uten å ha konkrete mål for hva og hvordan disse målene skal oppnås, blir derimot oddsene dårlige for suksess. I stedet risikerer du å skape en støykanal der medarbeidere holder seg unna fordi de ikke forstår hvordan mediet gir dem merverdi i arbeidshverdagen.

Endringsledelse og forventningsstyring om hva nettverket skal brukes til er derfor alfa og omega. Første steg er forankring i ledelsen, og deres evne til å forstå og ville bruke nettverket. For eksempel har DNB vært åpne på hvordan administrerende direktør Rune Bjerke har vært en av hovedinitiativtakerne til deres interne sosiale medie. Han er en aktiv bidragsyter, i tillegg til å «like» og kommentere på medarbeidernes innlegg. Bjerke har forstått det nye digitale lederskapet. Ved å delta som toppleder i nettverket kan han kjenne på pulsen til selskapet, og hans tilstedeværelse oppfordrer også resten av medarbeiderne og mellomledere til å ta nettverket i bruk. Slik tilrettelegges det for kulturbygging, innovasjon og lavterskel kommunikasjon. Det at alle nivåer av selskapet bruker nettverket er nettopp en viktig suksessfaktor.

Store selskaper krever en dedikert kommunikasjonsstab

Andre tiltak er å sikre at nettverket ikke blir en støykanal. Det forutsetter at medarbeiderne forstår hva man skal poste hvor og til hvem. En god gruppestruktur er nøkkel for nettverkets suksess. Men spesielt i store selskaper krever dette mye styring, mer enn hva internkommunikasjonsstaben kanskje har forberedt seg på. Hvilke grupper skal finnes på nettverket, hvem skal administrere gruppene, hvordan skal de navngis for optimalisering for søk og skal hvem som helst kunne opprette en gruppe? Vi i Sopra Steria har en gjennomgang av alle våre rundt 140 skandinaviske grupper hver tredje måned, der vi for eksempel sørger for at grupper som snakker om de samme temaene sammenslås og inaktive grupper enten får bistand til å øke aktiviteten eller slettes. Det krever en dedikert kommunikasjonsstab med et modent øye for såkalt «Community Management».

I tillegg til å holde styr på gruppestrukturen skal en Community Manager også holde følge med nettverket på en daglig basis, bistå med at riktige poster havner i riktige grupper, følge opp at de som har spørsmål får svar, at medarbeiderne holder seg innenfor de retningslinjene som er satt for nettverket, styring i krisetider og så videre. Med god styring vil medarbeidere fort se at de får igjen for tiden de investerer online.

Etabler gode rutiner for dine interne sosiale medier

Selv om et internt sosialt nettverk vil kreve omfattende tiltak, så handler også dette om å etablere gode rutiner. For størstedelen av norske virksomheter er interne sosiale medier upløyd mark, og mange virksomheter må også lære underveis. Det finnes ikke noen ferdig oppskrift på akkurat hvordan din virksomhet skal gå frem for å oppnå suksess. Forskjellige bransjer og virksomheter vil behandle og bruke sine nettverk forskjellig. Men uten styring og forankring er sjansen for at du får full uttelling for ditt interne sosiale nettverk minimal.

Dette innlegget var først på trykk i Dagens Næringsliv tirsdag 3. januar 2017.