Strukturelle endringer, nye måter å jobbe på og bedre utnyttelse av ressurser, det er digitalisering – ikke nye IT-systemer, som mange tror. Kan IT-opplæring hjelpe til med å formidle dette budskapet?
Ikke bare kan det – det burde det. Dagens IT-systemer bygges på en måte som gjør dem intuitive, lette å forstå og enklere å navigere i. Dette fører til at opplæring og innføring i nye systemer kan fokusere mer på underliggende prosesser, og mindre på statiske skjermbilder. Ved å bruke opplæring til å bygge forståelse for hvorfor dere får et nytt system, og hvilke oppgaver som skal løses, og i tillegg gi en forståelse for underliggende forretningsprosesser, da har dere kommet langt.
Vi husker handling mer enn ord
Tradisjonell IT-opplæring fokuserer først og fremst på skjermbilder, systemdemonstrasjoner og detaljinformasjon. Dette krever at mottaker har en veldig god hukommelse, og ikke minst, fullt fokus underveis i opplæringen. Drømmedeltakeren har dette, men virkeligheten er nok en annen. Det er først når man utfører en ny oppgave at man både forstår og husker bedre hva man har gjort. 70-20-10 tilnærmingen understøtter dette. Denne modellen sier at 70 prosent av all læring skjer gjennom utførelse av jobben og utfordrende oppgaver, 20 prosent gjennom interaksjon og samarbeid med kolleger, og 10 prosent gjennom formell opplæring. Da er det også viktig at de 10 prosentene bruker arbeidshverdagen som utgangspunkt, og fokuserer på praktisk utførelse og øving.
Smidig utvikling krever fleksibilitet og forståelse
En annen ulempe med tradisjonell IT-opplæring er at skjermbilder sjeldent er statiske. Smidige utviklingsmetoder og hyppige forbedringer fører til systemer som ofte er i endring. Det vil si at opplæring som fokuserer på knapper, navn og konkrete elementer i skjermbildet ofte er bortkastet, fordi systemet etter hvert endrer seg. Derfor må målet med opplæring være å bygge en forståelse som gjør at endringer i systemet kan håndteres av brukeren selv, fordi de underliggende prosessene og målet med arbeidsoppgaven fortsatt er det samme.
Metode for mindre monolog og mer mestring
Det er utarbeidet en egen metode for IT-opplæring som har innarbeidet denne måten å tenke på, og tatt viktigheten av prosess og praksis på alvor. Herskin-metoden, laget av Bjarne Herskin og Mette Winther Herskin, gir en strukturert tilnærming til hvordan vi kan lage kurs innen IT-opplæring. Med denne metoden får deltakeren en dypere forståelse av endringen og løsningen, og blir i stand til å jobbe på en ny måte raskere. Fordi hovedfokuset er på de underliggende prosessene og forretningsforståelse, blir denne metoden også et bidrag til endringsledelse, og en måte å redusere motstand på. Metoden er designet for å oppleve mestring, som igjen gir motivasjon og endringsvilje.
Oppgaveløsing og trykking i fokus
I hovedtrekk går metoden ut på at systemet ikke skal vises av kursholder, det skal kun fokuseres på de underliggende prinsippene og prosessene. Kursholderens verktøy kan være å tegne på en tavle, eller å bruke en animert PowerPoint.
Etter en kort innledning skal kurset deles opp i korte deler med forskjellige temaer. Alle temaene introduseres med tegning eller PowerPoint, før deltakeren selv går inn i systemet og løser oppgaver. Dette er da første gangen deltakeren ser systemet. Oppgavene kalles «navigasjonssedler» og består at en enkel forklaring, i tillegg til en dypere forklaring og til slutt konkrete uttrekk av skjermbilder, som deltakeren selv kan sjekke sine løsninger opp mot. De raskeste bruker kun den enkle forklaringen, og resten av tiden på å bli kjent med selve løsningen. De som trenger mer støtte, blir mer selvhjulpne gjennom den dypere forklaringen og skjermbildene i oppgaven. Dette frigir tid for kursholderen og læringen sitter i hendene, ikke i hukommelsen.
Overgangen fra trygg demonstrasjon til rask utprøving kan virke skummel – men effekten er verdt forsøket!
Dette innlegget ble først publisert i Digi, november 2019.
Forfatter er tidligere ansatt i Sopra Steria, Ingrid Maria Bast