Står du midt i et endringsprosjekt – eller har et på trappene? Da bør du vurdere å skape et ambassadørnettverk i din virksomhet.
Flere og flere virksomheter innser den vitale betydningen av et godt ambassadørnettverk i endringsprosjekter. Spesielt i forbindelse med implementering av nye digitale verktøy, ettersom dette innebærer at ansatte må tilegne seg nye holdninger og arbeidsmåter. Ambassadører (også kalt champions, eller mer tradisjonelt - endringsagenter) blir ofte nevnt som en av de viktigste suksessfaktorene for å oppnå en varig endring, på lik linje med kommunikasjon, lederforankring, og interessentinvolvering.
Ambassadørnettverk er et fantastisk verktøy for å mobilisere ansatte til å være med på endringsprosessen, skape entusiasme for nye verktøy eller bidra til kompetanseheving.
Til tross for økt bevissthet rundt viktigheten av dette endringsverktøyet, er det mange som sliter med å lykkes med ambassadørnettverk. Noen vanlige utfordringer inkluderer uklar rolleforståelse, lavt engasjement, eller manglende tilbakemeldingskanaler.
Nedenfor finner du fire tips som kan øke sannsynligheten for at virksomheten din klarer å lykkes med å etablere et godt ambassadørnettverk, og gjennom dette bidra til å skape en endring som varer over tid.
Ta deg tid til å definere rollen og synliggjør fordelene
Tenk gjennom hva konkret du ønsker at ambassadører skal bidra til å oppnå. Ta deg tid til å definere hva du ønsker at rollen skal være, og basert på dette, utforme kandidatkriterier. Hvilke egenskaper, kompetanser og holdninger må en person inneha for å bidra til å oppnå målene endringsprosjektet har satt seg? Lag en god rollebeskrivelse som du kan dele med potensielle kandidater, og husk å synliggjøre fordelene ved å være ambassadør.
Noen av fordelene som kan trekkes frem kan være mer omfattende opplæring, unik mulighet til å påvirke utformingen av nye arbeidsmåter, eller det å være en del av et spennende nettverk med engasjerte kollegaer, som man ikke hadde blitt kjent med ellers.
Gjenbruk er ikke alltid bra
Mange virksomheter har personer som har fungert som superbrukere i forbindelse med eksisterende systemer, produkter eller andre initiativer. Det kan være fristende å lene seg på de eksisterende superbrukerne i forbindelse med nye endringsprosjekter for å spare tid på etablering av en ny rolle og rekruttering av kandidater. Dette er derimot ikke nødvendigvis en fordel.
Å rekruttere nye personer til rollen øker sjanser for å at du får nøyaktig den profilen du har definert. Tenk deg derfor nøye om før du bestemmer å «gjenbruke» de gamle superbrukerne.
Skap et community
For at ambassadørene dine skal kunne fungere som effektive endringsagenter ovenfor sine kollegaer er det viktig at de får den støtten, hjelpen, motivasjonen og kunnskapen de trenger for å lykkes med denne oppgaven. Dette handler ikke bare om grundig opplæring og informasjon, men også om å skape et «community».
Det er derfor viktig å etablere effektive arenaer for erfaringsutveksling, hvor ambassadører kan hjelpe hverandre, diskutere aktuelle utfordringer i egne avdelinger eller dele tips og suksesskriterier.
I tillegg til digitale diskusjonsarenaer (som for eksempel en egen gruppe på Teams eller Workplace/Slack) kan det også være lurt å etablere jevnlige ambassadørsamlinger - digitale eller fysiske - med faglig påfyll og mulighet til å dele erfaringer, utfordringer og drøfte løsninger.
Sikre gode mekanismer og kultur for tilbakemelding
Et viktig aspekt av å være en ambassadør er å fungere som et bindeledd mellom endringsprosjektet og resten av organisasjonen. Det er derfor svært viktig å sikre god toveiskommunikasjon mellom prosjektgruppen og ambassadører.
Et enkelt tilbakemeldingsskjema kan bidra til å sikre at eventuelle utfordringer og innspill blir formidlet til prosjektteamet, tatt opp og eskalert. Husk også å anerkjenne ambassadørene for den viktige jobben de gjør. Skap et trygt miljø hvor ambassadørene føler seg ivaretatt, verdsatt og kan stole på at deres innspill vil bli tatt på alvor.
Dersom du implementerer alle disse rådene, står du bedre rustet for å lykkes med et effektivt ambassadørnettverk. Dette vil i så fall utvilsomt løfte endringsarbeidet til et nytt nivå.
Innlegget ble først publisert på Digi 25. november 2021.