Dokumentasjonsforvaltning i Snøfall

Hvis du har fulgt med på årets julekalender på NRK har du sett hvordan niåringen Selma kommer til julenissens hjem Snøfall, men også hvordan Winter – julenissens sekretær – feiler i å bli en god julenisse. Men det er ikke bare å være julenisse Winter feiler i, han er ikke særlig god i dokumentasjonsforvaltning heller, selv om det er hans egentlige jobb.

Vi som er opptatt av dokumentasjonsforvaltning klarer ikke alltid å forklare hvorfor dette er viktig, og hva som skiller dokumentasjonsforvalting fra annen informasjon. Ofte tar vi god dokumentasjon for gitt, og det er først når ting ikke er som de skal, at vi skjønner hva som er galt. God dokumentasjonsforvaltning er viktig for å bevise rettigheter og forpliktelser, for å gjøre det enkelt å finne igjen informasjon og for å jobbe effektivt.

Dokumentasjonsforvaltning kjennetegnes ved at man gjennom rutiner, verktøy og systemer sørger for at informasjon er pålitelig, autentisk, anvendbar og har integritet. Men hva betyr dette egentlig? La oss se på den manglende dokumentasjonsforvaltningen i Snøfall.

Pålitelighet

Julenissen leser barnas brev i Snøfall

Faksimile: www.tv.nrk.no

Pålitelighet betyr at dokumentasjonen har et innhold som en kan stole på, og er en fullstendig og nøyaktig gjengivelse av aktivitetene og faktaene som skal dokumenteres.

I Snøfall oppdager Selma, Pil og Frida at Winter har øvd seg på å skrive som Julenissen Julius og at man derfor ikke kan stole på de brevene Winter påstår er fra julenissen.

Pålitelighet er det viktigste innen dokumentasjonsforvaltning, og bygger opp under de tre andre aspektene: autentisk, anvendelig og integritet. For at man skal kunne bruke dokumentasjon som bevis, må alle kunne enes om at informasjonen er pålitelig. Innen dokumentasjonsforvaltning gir det god pålitelighet å vite hvilken virksomhet og person som har produsert informasjonen, når og i hvilken kontekst den ble skrevet, og å føle seg sikker på at denne informasjonen ikke er blitt endret eller at deler er fjernet.

Autentisitet

Faksimile: www.tv.nrk.no

Autentisk dokumentasjon er noe det kan bevises at

• den er hva den hevder å være
• den er produsert eller sendt av den personen som hevder å ha produsert eller sendt den
• den er produsert eller sendt på det påståtte tidspunktet

Innen dokumentasjonsforvaltning er det gjerne signaturer eller sertifikater, på papir eller elektronisk, som går god for at dokumentasjonen er det den hevder å være. Sertifikatene bekrefter hvem som er avsender og mottaker, og journaler sørger for å logge når informasjonen er sendt. For å sikre autentisk dokumentasjon bør virksomheter implementere og dokumentere de policyer og rutiner som styrer produksjon, mottak, overføring, vedlikehold og disponering av dokumentasjon. Dette sikrer at de som produserer dokumentasjon er autoriserte og identifiserbare, og at dokumentasjonen beskyttes mot uautorisert tilføyelse, sletting, endring, bruk og hemmelighold.

Postsystemet mellom Snøfall og vår verden har autentiseringsmekanismer som gjør at bare brev som har ekte avsender og mottaker blir overført. Fordi Winter ikke er den ekte julenissen, får han heller ikke barnas brev til julenissen. Han må derfor skrive falske brev selv. Håkon, Selmas venn i vår verden, merker at julenissens postkasse ikke sender brevet til Selma fordi det ikke er riktig adressert til julenissen.

Anvendelighet

Faksimile: www.tv.nrk.no

Anvendelig dokumentasjon kan gjenfinnes, hentes frem, presenteres og tolkes. I ettertid bør den kunne presenteres i direkte forbindelse med aktiviteten eller transaksjonen som ga opphav til den.

I Snøfall ser det ut til at det finnes noen arkiveringsprinsipper, men om det er klassifikasjon etter allmenne prinsipper eller slik Winter synes det er best, vites ikke.

God dokumentasjonsforvaltning bruker klassifikasjon som er kjent for mange, og gjerne basert på den funksjonen dokumentasjonen skal bevise. Dette gjør bruk og gjenfinning enklere. Indeksering for søk vil også ha hjelp av at klassifikasjonen gjøres når dokumentasjonene oppstår. Dokumentasjonens kontekstuelle forbindelser bør omfatte den informasjonen som er nødvendig for å forstå hendelsene der dokumentasjonen ble opprettet og brukt. Det bør være mulig å identifisere dokumentasjon innenfor en kontekst av videre aktiviteter og funksjoner. Koblinger mellom dokumentasjon som dokumenterer en serie av aktiviteter, bør vedlikeholdes.

Integritet

Faksimile: www.tv.nrk.no

At dokumentasjon har integritet, innebærer at den er fullstendig og uendret. I Snøfall oppdager barna at det har kommet nye innførsler i julenissens dagbok selv om han har forsvunnet.

Det som skiller dokumentasjonsforvaltningssystemer fra andre informasjonsløsninger, er streng kontroll med endring og sletting. I dag gjøres dette med logging av alle hendelser og mekanismer som hindrer uautorisert sletting. Tidligere ble dette gjort med protokoller – slik at man kunne se om en side var fjernet fra boka.

Med god dokumentasjonsforvaltning blir det en god jul!

Jeg håper selvfølgelig at både julenissen og arkivene blir i orden før julaften. Med kontroll på dokumentasjonen kan vi alle sove godt.

God jul og et godt nytt 2017!