Gratulerer med ny statsrådspost, Nikolai Astrup. Med en egen digitaliseringsminister blir det forhåpentligvis fokus på god digitalisering for hele landet. Du kan godt starte med departementene selv.
I disse dager anskaffer Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) nytt system for Sak/Arkiv til alle departementene. Men sak-/arkivløsninger er etter vår mening ikke et riktig steg inn i fremtiden. I 2017 kritiserte Riksrevisjonen kritiserte departementene for manglede journalføring og dårlig dokumentfangst. Lite brukervennlige saksbehandlingsløsninger ble sett på som en av utfordringene. Men for å svare ut kritikken må KMD gå mye mer moderne til verks – tenk heller applikasjoner med innebygget dokumentasjonsforvaltning, enn å anskaffe et sak/arkiv system designet på 1990-tallet.
Ansvar for digitaliseringen
KMD har ansvaret for å digitalisere Norge og vi går ut i fra at dette kommer til å bli din fremste oppgave. Derfor burde denne anledningen brukes til å faktisk digitalisere saksbehandlingen og informasjonsflyten i departementene. Istedenfor å tenke moderne, har KMD gått ut med en anskaffelsesforespørsel på en gammeldags sak-/arkivløsning. Estimatet på dette prosjektet er på 120 millioner kroner. Hadde det ikke vært bedre å bruke disse pengene på god digitalisering? Det departementene forsøker løse (effektiv saksbehandling, offentlig journal og arkivering etter lovverk) vil de ikke klare å løse med denne anskaffelsen.
Utfordringene med digital dokumentasjonsforvaltning
Utfordringen er at dagens hyllevareløsninger er laget på 1990-tallet. Det kan tyde på manglende bestillerkompetanse at det ikke etterspørres mer moderne løsninger. Sak-/arkivløsninger er å sette strøm på papirprosesser. Istedenfor å digitalisere arbeidsprosessene for de ansatte, tvinger de frem å behandle informasjon som om den var brevpapir sendt med intern og ekstern post.
Arkivforskriften og Noark-standarden åpner for at man kan lage digital arbeidsflyt og knytte dette til en arkivkjerne. Dette vil gi en mye mer digitalisert prosess. Dette krever at virksomheten selv må definere hvordan sine digitaliserte prosesser skal være mest brukervennlig for sine ansatte samtidig som de forvalter den informasjonen har bruk for senere. En utfordring med det kan være at man da må evaluere prosessene i lys av digitalisering. Det kan være tung jobb, men også en god mulighet til å ta ut gevinstene rundt effektivisering som riktig digitalisering ofte gir.
Ja til det digitale arbeidslivet
I vår personlige digitale hverdag bruker vi stort sett bare en arbeidsflate – vår mobiltelefon. Den har alt vi trenger for alle oppgaver vi skal utføre. Også i arbeidslivet forventer vi brukervennlige applikasjoner og automatisk, sikker lagring. Moderne saksbehandling med innebygget dokumentasjonsforvaltning er det vi forventer av en digital arbeidshverdag også i det offentlige. Dette er mulig, men krever at det er det man spør etter.
Gjennom Digital Agenda for Norge (Meld. St. 27 (2015-2016) skal Norge digitaliseres. Vi håper du tar styringen og starter på hjemmebane. Lykke til!
Kontaktperson
Kommunikasjonsdirektør Kristin Blix-Elton
Forfatter
Gunnar Mørne
Dette innlegget var først publisert hos Digi.no 24. januar 2019.