Statsbygg: Smidig suksess i Statsbygg

Statsbygg: Smidig suksess i Statsbygg

Sopra Steria hjelper Statsbygg med sømløs overgang fra manuell til elektronisk dokumenthåndtering. Det gir virksomheten nye muligheter for samarbeid

 

Statsbygg SAMMEN OM FREMTIDSRETTET LØSNING: Statsbygg og Sopra Steria gikk sammen om et prosjekt som var så innovativt at teknologien ikke ennå var offiselt lansert da løsningen ble vedtatt. Her ved underdirektør og prosjektleder Sissel Skogen i Statsbygg og leveranseansvarlig for Sopra Steria, Thomas Heiskel. Foto: Hanne Kristine Fjellheim/Sopra Steria

– I Statsbyggportalen får Statsbygg et dokumenthåndteringssystem som intuitivt støtter saksbehandlerne og bidrar til høyere kvalitet i dokumenthåndteringen, sier underdirektør og prosjektleder Sissel Skogen i Statsbygg.  

Prosjektet Skogen snakker om kalles internt «Buddies»; bygg, utvikling, drift, dokumenthåndtering, informasjonshåndtering og elektronisk samhandling.

– På sikt vil prosesser kunne automatiseres og ytterligere bidra til økt kvalitet på våre leveranser, sier hun.  

«Leading edge»

Buddies- prosjektet ble etablert i 2010. Med 2,7 millioner kvadratmeter eiendom å holde rede på, trengte Statsbygg et nytt dokumenthåndteringssystem og ny virksomhetsportal. I bunken av anbud skilte Sopra  Steria seg ut med en innovativ og fremtidsrettet løsning som svarte til de fleste av Statsbyggs krav.

– Det er et «leading edge»-prosjekt, sier leveranseansvarlig for Sopra Steria, Thomas Heiskel. – Det var så innovativt at teknologien vi presenterte ikke var offisielt lansert på det tidspunktet. Vi fikk tildelt kontrakten i juni basert på en versjon av Microsofts samhandlingsverktøy Sharepoint som skulle lanseres i mai samme år.

Sikkerhet og enkelhet var blant de viktigste kravene fra Statsbygg. Det er krav som sammen ikke nødvendigvis passer som hånd i hanske. Sikkerhet gjør som kjent gjerne ting mer komplisert, mens enkelhet ofte går på bekostning av nettopp sikkerhet.

Svaret ble å skape en virksomhetsportal basert på EMCs dokumenthåndteringssystem Documentum og Microsofts samhandlingsverktøy Sharepoint. Disse plattformene kombinerer det beste fra to verdener.
StatsbyggIKON: Operaen er et av Statsbyggs prestisjeprosjekter. Foto: Scanpix

Mer enn saksbehandling

Ifølge Heiskel er Statsbyggportalen mer enn et dokumenthåndteringssystem. Det er et system som bidrar til effektiv informasjonsflyt, gjenfinning og gjenbruk av informasjon internt. Det gir også mulighet for elektronisk samhandling med virksomhetens eksterne samarbeidspartnere.

– En modell for metadata er en del av kjernen i systemet, som har bidratt til felles begrepsbruk og derigjennom enklere gjenfinning på tvers av organisasjonen. Bruk av metadata bidrar til at informasjonen «kommer til deg» som bruker i stedet for at du må lete etter den. Metadata settes både automatisk i forhold til hvilken kontekst man jobber i, men kan i tillegg settes manuelt, sier han.

En annen viktig del av løsningen er hvordan Statsbyggs kvalitetssystem er integrert.

– Styrte prosesser tilgjengeliggjør maler og veiledere for brukerne og øker kvaliteten på dokumentasjonen og arbeidet som gjøres fordi brukeren alltid får tilgang til siste versjon av kvalitetsdokumentene våre, sier Skogen.

Småskummelt

I tillegg til at prosjektet baserte seg på fremtidsteknologi, stilte det også store krav til utvikling av organisasjonens forståelse for informasjonsforvaltning og nye arbeidsmetoder for dokumenthåndteringen i Statsbygg. Hele utviklingsforløpet har skjedd etter scrum-metodikken (smidig prosjektgjennomføring).

Dette betyr korte utviklingsetapper i såkalte «sprinter» og hyppige, men korte og helst stående statusmøter som erstatning for de store, monumentale prosjektplanene.

De korte utviklingsetappene reduserer risikoen for at man havner på «ville veier». Resultater evalueres fortløpende, og om nødvendig kan løsningen justeres før det er for sent.

– Det var litt småskummelt i starten, sier Sissel Skogen. – Arbeidsmetodikken brøt med innarbeidet fullmaktshierarki og delegering av ansvar, men det er jo ikke hjernekirurgi, heller.  Det å jobbe smidig har bidratt til bred involvering fra store deler av organisasjonen. Når man forstår at ingenting er hogd i stein, reduseres engstelsen for konsekvenser av beslutninger som tas underveis – nettopp fordi scrum legger opp til at løsningen kan justeres underveis.
StatsbyggSPENTE: I 2014 skal hele det nye dokumenthåndteringssystemet rulles ut i Statsbygg. Både Skogen og Heiskel gleder seg til å se hele systemet på plass og i daglig bruk.

Partnerskap

Prosjektet er nå i sluttfasen. Mer enn 150 ansatte har vært involvert, i tillegg til 10-15 av Sopra Sterias konsulenter. Statsbygg- og Sopra Steria-ansatte har jobbet tett sammen og utviklet et godt partnerskap med fokus på felles mål. Statsbyggportalen er så langt tatt i bruk av mer enn 150 av de i underkant av 860 Statsbygg-ansatte.

– De fleste viser stort engasjement og kommer med forslag til forbedringer og alternative måter å gjøre ting på, men vi har fortsatt mer å gjøre for å styrke elektronisk samhandling med eksterne.   Mange av de som har tatt løsningen i bruk, gir tilbakemeldinger om forbedringer i arbeidshverdagen, sier Sissel Skogen.

2014 blir det store utrullingsåret. I løpet av sommeren skal hovedkontoret over på løsningen, mens resten av konsernet følger etter i løpet av høsten og neste år.

Fakta om Statsbyggportalen

  • Løser Statsbyggs behov for å lagre, gjenfinne og dele informasjon på en sikker og enkel måte.
  • Dokumentasjon og dokumenthåndtering er en svært stor del av Statsbyggs virksomhet. Kontroll og fleksibilitet må gå hånd i hånd. Statsbygg er vant til å jobbe på filserver, og Statsbyggportalen erstatter denne.
  • To tunge standardsystemer, Sharepoint og Documentum, ligger i bunn. Sharepoint tilrettelegger for samhandling, mens Documentum er et system for dokumenthåndtering som gir full kontroll og oversikt over et dokuments livssyklus. Det mangler imidlertid Sharepoints fleksibilitet, og derfor ble de to systemene sydd sammen til én virksomhetsportal.
  • Systemet skal brukes av ca. 1000 ansatte og like mange eksterne. Det er lagt stor vekt på åpenhet i løsningen, samtidig som man har tilrettelagt for i enkelte tilfeller benytte en avansert tilgangsstyring.
  • Prosjektet har hatt seks delleveranser og det meste av planlagt funksjonalitet er ferdig, men tilpasning til den offentlige standarden NOARK er blant noen elementer som gjenstår.
  • Prosjektet er teknologi- og designtungt, men handler likevel mest om organisasjonsutvikling. Et viktig mål har vært å rive ned vegger mellom avdelinger og funksjoner internt i Statsbygg, og skape mer informasjonsdeling og økt samhandling på tvers av hele organisasjonen.

    Fakta om Statsbygg

  • Statsbygg er en statlig forvaltningsbedrift som eier og driver statlig eiendom i hele Norge samt en rekke norskeide eller -leide eiendommer i utlandet, for eksempel ambassader og lignende.
  • Statsbygg er statens sentrale rådgiver i bygge- og eiendomssaker, byggherre, eiendomsforvalter og eiendomsutvikler. Virksomhetens oppgave er å tilby gode og funksjonelle lokaler til statlige virksomheter og å realisere vedtatte samfunnspolitiske mål med hensyn til arkitektur, statlige planinteresser, kulturminnevern og miljø.
  • Statsbygg organiserer, planlegger og gjennomfører til enhver tid om lag 160 større og mindre prosjekter. Årlig ferdigstilles 20-30 større prosjekter.
  • Statsbygg har 860 ansatte fordelt på hovedkontoret i Oslo samt regionkontorer i Oslo, Porsgrunn, Bergen, Trondheim og Tromsø.

Pressekontakt

kbe_120x120Kristin Blix-Elton

Markeds- og kommunikasjonsdirektør
tlf: +47 970 28 616
epost: kristin.blix-elton@soprasteria.com