|
minutter å lese
Målet var helhetlig digital dokumentasjonsforvaltning og arkiv, og Sopra Steria stilte med arkivfaglig kompetanse for å implementere en felles arkivløsning og integrere fagsystemene. Mer effektivt og bedre innsyn!
Bakgrunn: Kommunesammenslåing
Asker kommune satte mål om helhetlig digital dokumentasjonsforvaltning og arkiv i forbindelse med kommunesammenslåingen i 2020. Dette ble fulgt opp med flere prosjekter, blant annet anskaffelser av nytt saksbehandlingssystem, nytt byggesaksystem, og anskaffelse og implementering av én felles arkivkjerne.
Felles arkivkjerne betyr at selv om all saksbehandling skjer i de respektive saksbehandlings- og fagsystemer, så arkiveres det fortløpende automatisk til det sentrale arkivsystemet.
Arkivkjernen skal få en intern søkeportal for å sikre god gjenfinning av dokumenter, både for internt bruk, men også for bedre og mer effektiv gjenfinning ved innsynsforespørsler. Offentlig journal og håndtering av innsyn vil på sikt kunne skje direkte fra arkivkjernen. En rekke systemer skal fases ut, men før de utgår skal informasjonen derfra arkiveres i et eksternt digitalt arkivdepot, og være tilgjengelig i det felles arkivet.
Verdi: Enklere arbeidshverdag og styrket lokaldemokrati
Prosjektet forenkler systemarkitekturen og effektiviserer saksbehandlingen. Arkivering automatiseres og dermed arkiveres mer og dokumentasjonen sikres. Det blir lettere å få tilgang til dokumentasjonen både internt, og for innbyggerne som skal få lettere innsyn i dokumentene.
Alt dette er gevinster som på sikt - og i det store bildet - vil bidra til å bedre sikre innbyggernes rettigheter, og styrke lokaldemokratiet.
Hva bidro Sopra Steria med?
Sopra Steria ledet prosjektet og stilte med arkivfaglig kompetanse for å implementere arkivkjernen og integrere fagsystemer med den. I tillegg til å lede utviklingen av den interne søkeportalen og implementeringen av historisk instans av arkivkjernen, samt sørge for arkivuttrekk og migrering fra utfasede sak-/arkivsystemer og fagsystemer til den historiske instansen. Godkjente arkivuttrekk ble deponert eksternt i kommunens digitale depot.
Vi stilte også med kompetanse på løsningsarkitektur for å sikre en helhetlig dokumentasjonsforvaltning og arkiv. Vi bidro med oppsett og definerte hvordan arkivkjernen skulle spille sammen med virksomhetens løsningsarkitektur, og med overordnede arkitekturprinsipper, integrasjoner og flyt av informasjon og dokumentasjon fra fagsystemer til arkivkjernen.