Hvordan skal du operasjonalisere og etterleve «Åpenhetsloven» i virksomheten din? Loven ble vedtatt allerede 10. juni 2021, og vil tre i kraft om kort tid, nemlig 1. juli 2022.
Sopra Sterias tips til arbeidet med «Åpenhetsloven»
Dette er en ny lov om virksomheters arbeid med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Hva betyr den for norske virksomheter? Vi kan bistå deg og virksomheten din med rådgivning om hvordan dere kan effektivt etterleve den nye «Åpenhetsloven».
Gapanalyse
Åpenhetsloven stiller store krav til oversikt over egen verdikjede. Utgangspunktet for arbeidet vil alltid være virksomhetens eksisterende prosesser, styringssystem, datakilder og interne policyer og retningslinjer. Det bør utarbeides en grundig gapanalyse ut fra nåsituasjonen holdt opp mot hvilke krav loven stiller. Slik kan innsatsen legges på de områdene der risikoen og behovet er størst.
Datadrevet og digital
For at virksomheter skal etterleve åpenhetsloven uten omfattende manuell ressursbruk, bør både innsamling av data, risikovurdering og rapportering automatiseres i størst mulig grad. Dette vil ikke bare spare virksomheter for tid og penger, men er også viktige byggesteiner for å kunne gi et bærekraftig konkurransefortrinn ved å synliggjøre ineffektivitet og muligheter for forbedringer av både produkter og prosesser. På den måten kan digitalisering fungere som en katalysator for bærekraftsarbeidet.
Integrasjon med den øvrige virksomhet- og risikostyringen
Sopra Steria utvikler og piloterer i dag en løsning sammen med en av våre kunder, som benytter eksisterende tjenester innen GRC (Governance, Risk & Compliance) og leverandørstyring for å etterleve kravene til åpenhetsloven. Løsningen samler inn data fra eksterne og interne kilder, og gir datadrevne prosesser og automatisert risikohåndtering. Dermed kan brukerne bruke tiden på å følge opp de viktige avvikene og forbedre prosessene sine, istedenfor å bruke verdifull tid på manuell oppfølgning og behandling. Vårt råd er å gjøre en grundig kartlegging og velge det digitale verktøyet som passer best til virksomhetens behov.
Muligheter venter
Ved å bli mest mulig automatisert og datadrevet kan virksomheter etterleve åpenhetsloven uten omfattende ressursbruk. Snu utfordringen til muligheter:
- Mulighet til å øke samarbeid på tvers av leverandørkjeden.
- Mulighet til å møte markedets økende krav til etisk og bærekraftig produksjon av varer og tjenester.
- Mulighet til å beskytte medmennesker som inngår i verdikjeden.
- Mulighet til å bli blant de beste på bærekraft som vil kunne være et konkurransefortrinn og etter hvert et krav fra en stadig mer bevisste brukere- og kunder.
Vi oppfordrer norske virksomheter til å gripe mulighetene i dag !
Plikter
Hva vil denne nye loven bety for norske virksomheter?
Aktsomhetsvurdering
Loven ble vedtatt av Stortinget 10. juni 2021, og den krever at virksomheter kontinuerlig gjør aktsomhetsvurderinger av hele verdikjeden etter OECDs retningslinjer for flernasjonale selskap. Dette betyr blant annet en plikt til å hente inn en mengde informasjon fra både leverandører og uavhengige parter, slik som NGOer, fagforeninger, osv.
Aktsomhetsvurderingen er risikobasert. Dette innebærer at innsats skal legges der risikoen for brudd er høyest. Dette krever en systematisk og kontinuerlig vurdering av risikoen for at den interne virksomheten, leverandører og forretningspartnere forårsaker eller medvirker til negative konsekvenser for noens sosiale rettigheter og menneskerettigheter.
Tiltak for å senke risikoen for at det skjer rettskrenkelser skal også iverksettes. Tiltakene må være egnet til å senke risikoen for at det skjer brudd, og for å avbøte effekten av eventuelle rettskrenkelser. Et eksempel på et risikoreduserende tiltak kan være vilkår i leverandøravtaler som setter krav til rapportering og etterlevelse av menneskerettigheter og sosialt forhold, kombinert med sanksjoner dersom dette ikke oppfylles.
Arbeidet må integreres i kjernevirksomheten. Et krav i aktsomhetsvurderingen er at ansvarlighet må forankres i virksomhetens eksisterende retningslinjer og styringssystem.
Åpenhet
I tråd med lovens navn, så er kravet om åpenhet om arbeidet for å sikre sosiale rettigheter og menneskerettigheter et viktig vilkår. Innen 30. juni hvert år skal virksomhetene publisere en redegjørelse for arbeidet med aktsomhetsvurderinger. Her skal de blant annet forklare hvordan arbeidet er organisert, hvilke faktiske negative konsekvenser som er avdekket, detaljer om risikovurderinger og hvilke tiltak en har eller skal iverksette for å rette på dette og redusere risikoen for at rettighetsbrudd skjer i fremtiden. Informasjonen i redegjørelsen skal også oppdateres dersom det skjer vesentlige endringer i virksomhetens risikovurderinger.
Krav om informasjon fra det offentlige
I tillegg til rapporteringsplikten kan hvem som helst be om informasjon om hvordan virksomhetene jobber med dette. Forespørselen kan både være generell eller gjelde en spesifikk vare eller tjeneste og skal som hovedregel besvares innen tre uker. Merk av virksomhetene har plikt til å svare på slike henvendelser fra loven trer i kraft 1. juli 2022.
Hvem er omfattet av loven?
Loven gjelder i første omgang for større virksomheter. Det vil si virksomheter som omfattes av regnskapsloven §1-5, eller som på balansedagen overskrider to av tre vilkår:
- Salgsinntekt: over 70 MNOK
- Balansesum: over 35 MNOK
- Gjennomsnittlig antall ansatte i regnskapsåret: over 50
Samtidig vil også andre virksomheter bli indirekte påvirket av åpenhetsloven dersom de er en del av verdikjeden til en større virksomhet. Lovens aktivitetsplikt kan ikke oppfylles uten at mindre virksomheter gjør tilgjengelig informasjon etter krav fra innkjøpere. Dette vil skape et press for at også disse gjør tiltak for å sikre aktsomhet i egen verdikjede.
Les mer: Alt du trenger å vite om Åpenhetsloven
Konsekvenser ved brudd
Forbrukertilsynet er tilsynsmyndighet for åpenhetsloven. Brudd kan sanksjoneres med både påbud om stans, retting, bøter og tvangsmulkt. Forbrukertilsynet har imidlertid angitt at de i den første perioden etter at loven har tredd i kraft vil ta en rådgivende rolle. Sanksjoner vil derfor trolig først benyttes senere.
Medforfatter er tidligere ansatt i Sopra Steria Simen Brennhovd.