Koronakrisen har bidratt til at vi må jobbe mer digitalt. Her er seks råd for å holde organisasjonen i gang og samtidig bidra til å skape en god digital arbeidskultur.
Koronaviruset fortsetter å spre seg i Norge, og det er en tydelig oppfordring fra myndighetene til alle større arbeidsplasser om å bruke hjemmekontor og fleksible arbeidstider for å redusere smittefare mellom ansatte.
Bruk av hjemmekontor krever at vi tar i bruk nye arbeidsmetoder og digitale verktøy. Organisasjoner kan tenke på dette som en unik mulighet til å bruke digital samhandling til å komme gjennom krisen, og samtidig øke den digitale modenheten og oppnå store gevinster på lengre sikt.
Her er seks råd til hvordan norske organisasjoner kan lykkes med å opprettholde driften gjennom koronakrisen
Tenk annerledes
Må møtet avholdes fysisk, eller kan man like gjerne møtes digitalt? Det er faktisk mulig å kjøre en workshop med gule lapper digitalt. Tenk utenfor boksen! Digitale møter gir muligheter for at flere kan delta i møtene. Det er også mulig at andre kommunikasjonsverktøy enn møter kan dekke behovet, eksempelvis en gruppechat eller felles redigering i et dokument.
Lek og lær
En eksperimenterende tilnærming med stor takhøyde er råd nummer to. Dersom bruken av uvante verktøy skulle føre til småfeil i prosessen, benytt gjerne anledningen til å understreke behovet for lek og generøsitet. Jobb aktivt med å utvikle alles trygghet, og bidra til felles læring. En gevinst kan være at felles redigering i digitale dokumenter ofte øker følelsen av gruppeeierskap og skaper mer konstruktiv og sjenerøs stemning.
Etabler spilleregler for digitale møter
Lag enkle brukerveiledninger for å sikre at lyd, bilde og god kommunikasjon fungerer optimalt. Disse bør være lett tilgjengelig og deles i møteinnkallingen hvor man innkaller til møte via for eksempel Teams. Eksempel: Skru av mikrofonen når du ikke snakker, bruk chatten som ordstyrer, bruk felles notater som alle ser og gi en tommel opp for å bekrefte at du har lest en melding.
Flere kortere møter, fremfor noen få lange møter
Bruk «standup»-møter for å sikre effektiv kommunikasjon gjennom dagen. Legg eksempelvis opp til 15 minutters møte på starten og slutten av dagen, hvor ansatte i et team oppdateres på hva de andre skal og har jobbet med.
Ledelsen må gi tydelige retningslinjer
Det er viktig at ledelsen informerer om digitale retningslinjer og forventninger rundt hjemmekontor, slik at usikkerhet fjernes fra de ansatte. Og ikke minst at i disse koronatider at også ledelsen inviterer til og deltar i digitale møter.
Digital delingskultur
For at bruken av digitale verktøy skal bedre seg og bre seg i en organisasjon, er det viktig å dele gode erfaringer, tips og råd. Dette kan gjøres ved å ha et lavterskeltilbud hvor de ansatte kan henvende seg til for å få hjelp, samt et brukerforum på interne sosiale nettverk, og e-læringskurs i hvordan man holder gode digitale møter.
Norge er et digitalt modent land, men hvor godt digitale verktøy er implementert i ulike organisasjoners arbeidskultur, kan variere. I en situasjon hvor digital samhandling blir et krav for å opprettholde daglig drift, vil man få drahjelp til å lykkes med å bygge en digital kultur. Lykkes det, har det ikke noe å si hvor de ansatte jobber, det fungerer like effektivt uansett.
Resultatet kan bli økt effektivitet, mer fornøyde ansatte, innovasjon og reduserte klimautslipp.