Husbanken: Tommel opp for bostøttesøknad på nett

Husbanken: Tommel opp for bostøttesøknad på nett

Nå kan de som trenger bostøtte sende søknad med mobilen. Lett for brukerne, og effektivt for kommunene og Husbanken.

 

Husbanken STRAKS I MÅL: Anne-Brit Elvestad, produkteier for den nye løsningen i Husbanken, og interaksjonsdesigner Cecilie Fjellhøy i Sopra Steria viser frem hvordan den nye søknadsløsningen for bostøtte ser ut på mobil. I løpet av 2014 var løsningen på plass for alle brukere. Alle foto: Hanne Kristine Fjellheim/Sopra Steria

I samarbeid med blant annet Sopra Steria utviklet Husbanken i 2014 en elektronisk søknadsløsning som gjør det enklere for bostøttesøkere enten de bruker pc, nettbrett eller mobiltelefon.

– Bostøtte er et viktig virkemiddel for å sikre at personer med lave inntekter og høye boutgifter har en høvelig bolig. Hvert år får vi rundt 70.000 nye søknader og utbetaler tre milliarder kroner, sier Anne-Brit Elvestad, produkteier for den nye løsningen i Husbanken.

– Det meste av beregningen er automatisert, men søkerne må fylle ut lange og kompliserte papirskjemaer som kommunale saksbehandlere må kontrollere og punche inn i bostøttesystemet. Det blir det snart slutt på når man kan sende søknadene elektronisk, sier hun.

Utviklingen av løsningen er et viktig bidrag i arbeidet med å digitalisere offentlig sektor. Regjeringens mål er at nettet skal være den primære kanalen for den offentlige forvaltningens kommunikasjon med innbyggerne

Slipper byråkratisk språk

Regelverket som gjelder for bostøtte er komplisert, og dagens søknadsskjema inneholder mange vanskelige begreper. I den nye løsningen kan søkeren logge seg inn med MinID.

Opplysninger om person, inntekt, bolig og annet som er relevant for søknaden, hentes fra offentlige registre. Dermed slipper søkeren å fylle ut disse opplysningene selv. Søkeren får tydelig informasjon om hvilken dokumentasjon som er nødvendig, og kan laste opp denne som vedlegg. Ingen papirer må lenger sendes i posten eller leveres til kommunen.

Etter at søknaden er sendt, kan søkeren logge seg inn og følge med på fremdriften. Hun vil etter hvert få full oversikt over historikk og status for søknaden, og har dessuten mulighet til å endre opplysningene sine.

Husbanken
TETT SAMARBEID: Anne-Brit Elvestad og Cecilie Fjellhøy har jobbet tett sammen for å finne den beste søknadsløsningen for bostøtte-ordningen. De har kommet frem til at en responsiv løsning, der mobiltelefonen er en nøkkelspiller, er det enkleste for søkerne.

Utnytter mulighetene i mobilen

Prosjektet satset på en «mobile first»-tilnærming og utviklet en responsiv løsning som fungerer like godt på alle plattformer.

– Du tenker kanskje at ingen vil fylle ut en søknad om bostøtte på mobilen? Svaret er at jo, hvis det er enkelt nok og det meste er forhåndsutfylt, så tror vi søkerne vil gjøre det, sier Elvestad.

– Noe er faktisk enklest på mobil, for eksempel opplasting av dokumentasjon. Det er bare å knipse et bilde av leiekontrakten med mobilkameraet og legge det rett inn i søknaden. Dessuten er det faktisk mange i vår målgruppe som ikke har pc – men de fleste har en mobiltelefon, sier hun.

Brukertesting på gata

Interaksjonsdesigner Cecilie Fjellhøy i Sopra Steria forteller at det ble gjort en grundig behovsanalyse på forhånd, og underveis blir det utført flere brukertester.

– Den første brukertesten gjorde vi på gata. Vi hadde prototypen på mobilen og ba taxisjåfører og forbipasserende prøve løsningen. Mange av dem vi traff var faktisk reelle brukere som hadde fått bostøtte. Dermed fikk vi tidlig nyttige tilbakemeldinger både på innhold, funksjonalitet og utforming, sier hun.

Underveis er flere brukertester gjennomført, også blant saksbehandlerne i kommunene og i Husbanken, forteller Elvestad.

Universell utforming en selvfølge

Elvestad forteller at Husbanken lenge har sett på universell utforming som en naturlig del av alle prosjekter. De har som målsetting at alt fra søknadsskjemaet til selve boligen skal være brukervennlig og tilgjengelig for alle.

Alle ledd i den elektroniske søknadsprosessen vil derfor bli tilgjengelig for personer som er blinde eller svaksynte, eller har andre former for nedsatt funksjonsevne. 

Raskere saksbehandling og mer fornøyde medarbeidere

– Søknaden sjekkes automatisk underveis i utfyllingen, og søkeren får beskjed om eventuelle mangler og feil, forklarer Elvestad.

– Det fører til at kvaliteten på søknadene vi mottar blir mye høyere sammenlignet med dagens papirsøknader. Dermed slipper saksbehandlerne i kommunen å bruke tid på å rette feil og hente inn mer informasjon.

Når det ikke er nødvendig å punche inn papirsøknader, får saksbehandlerne også frigjort mye tid.

– Ved å automatisere oppgaver som oppfattes som unødvendige, slik at saksbehandlerne kan bruke tid på mer interessante oppgaver, vet vi at medarbeidertilfredsheten vil øke, sier Elvestad. 

Godt samarbeid i prosjektet

Cecilie Fjellhøy forteller at Sopra Sterias konsulenter jobber med alt fra brukergrensesnittet på nett til bakenforliggende systemer. Sopra Sterias konsulenter arbeider i tverrfaglige team sammen med Husbankens egne prosjektdeltakere, og alle sitter samlet i en egen prosjektsone i bygget.

Det har hele tiden vært lagt stor vekt på at alle deltakere skal se helheten i prosjektet, og alle var med på å lage brukerhistorier og akseptansekrav.

– Vi har fått til et veldig bra samarbeid, og vi har en god delingskultur der det også er fokus på å bygge kompetanse i Husbanken, sier hun.

Skal måle effektene

Husbankens moderniseringsprogram, SIKT, består av en rekke prosjekter. Bostøtteløsningen er det første prosjektet som ble synlig og til nytte for eksterne brukere. En pilot  ble lansert i noen få utvalgte kommuner i september 2014, og i oktober ble løsningen tilgjengelig for alle. Anne-Brit Elvestad fortalte før lanseringen at de var spente på å se resultatene:

– Vi har sterkt fokus på gevinstrealisering, og skal måle hvilke gevinster løsningen gir i forhold til målene vi har satt innen brukertilfredshet, medarbeidertilfredshet og effektivisering.

Pressekontakt

kbe_120x120Kristin Blix-Elton

Markeds- og kommunikasjonsdirektør
tlf: +47 970 28 616
epost: kristin.blix-elton@soprasteria.com