Kundens situasjon
Etter å ha hatt flere leverandører inne på systemutvikling og systemforvaltning, ønsket Statens legemiddelverk (Legemiddelverket/SLV) å samle hele applikasjonsporteføljen hos én leverandør. Kunden ønsket en strategisk partner gjennom å løfte gjennomføringsevnen, bidra til modernisering av applikasjonsporteføljen, flytte til skyen, lede designdreven metode for å sette brukeren i sentrum, i tillegg til tradisjonell forvaltning og videreutvikling av eksisterende applikasjoner.
Noen av utfordringene for Legemiddelverket har vært at de hadde forskjellige leverandører med ulike utviklingsmetoder, at de måtte gå opp grensesnitt mellom forvaltningsleverandører, kunden og ekstern driftsleverandør og samtidig planlegge å flytte driften til en annen leverandør. Med liten organisasjon og IT-funksjon var det viktig å effektivisere samhandlingen mellom leverandørene, forenkle bestilling og gjennomføring av prosjekter og tjenester, samt modernisere og effektivisere IT-porteføljen for å redusere teknisk gjeld og mer effektivt ta unna behov fra fag-/forretningssiden i organisasjonen.
Legemiddelverket trengte også en leverandør som kunne drive og gjennomføre prosjekter på deres vegne. De inngikk derfor en strategisk samarbeidsavtale med Sopra Steria. Målsettingen var å øke kvaliteten og effektiviteten totalt sett.
Hva bidro Sopra Steria med?
Rammeavtalen omhandler ansvaret for vedlikehold, feilretting videreutvikling og utvikling, samt tjenester som prosjektledelse, utviklingsledelse og metodikk, funksjonell arkitektur, systemutvikling, informasjonsforvaltning og -modellering, arkitektur samt etablering av gode rutiner for å lansere og sette i drift nye løsninger.
Sopra Steria utfører også rådgivings- og analyseoppdrag innen blant annet sikkerhet, digital transformasjon og funksjonell analyse. I tillegg til forvaltning og videreutviklingsoppgaver, som leveres basert på en prioritert produktkø i regelmessige leveranser, leveres også separate utviklingsprosjekter. Dette organiseres i parallell med forvaltningen med dedikerte ressurser.
Sopra Steria har modellert alle prosessene i en felles skybasert løsning med Confluence og Jira som gir full oversikt med definerte dashboards. Forvaltning og videreutvikling benytter smidige metoder med elementer fra både Scrum og Kanban, med felles backlog av feil og endringer og med aktiv deltakelse og prioritering fra fagsiden i rollen som produkteier. Utviklet funksjonalitet blir raskt tilgjengelig i testmiljøer for kunde, og sikrer funksjonalitet i henhold til spesifikasjoner og med god kvalitet. Partene har siden oppstart jobbet bevisst sammen om prosessforbedringer for et etablere et felles forvaltningsregime for å sikre forutsigbarhet og kvalitet i leveransene.
Sopra Steria har videreutviklet en løsning med prosesstøtte for mottak av søknader for apotekkonsesjon, driftskonsesjon, tilvirkertillatelse med mer som trengs for å eie og drive apotek. Løsningen besto av Altinn-skjema, saksbehandling laget i .NET med integrasjoner mot Public 360 og Sharepoint. Løsningen sikrer bedre kvalitet på data, letter saksbehandlingen og er et viktig ledd i digitaliseringen.
Sikkerhet
Sopra Steria har også ansvar for sikkerhet i applikasjonsporteføljen og bistår kunden med å tilfredsstille krav for personopplysningsloven (POL), NORMEN for informasjonssikkerhet og GDPR. Vi har rollen som sikkerhetsansvarlig, og sørger for å sikre kryptert samhandling med virksomheter (sertifikater), transportsikkerhet (kryptering), ende-til-ende-kryptering og databasekryptering for å sikre data i skyen og i datasenter. Vi bistår videre med innføring og styring av sikker systemutviklingsprosess (SDL) og oppfølging av sårbarheter.
Sopra Steria har videre gjennomført informasjonssikkerhetsanalyser og risiko- og sårbarhetsanalyser (ROS).
Designdrevet metode
Sopra Steria leder utviklingen av nye produkter hos Legemiddelverket med sin egen metode Lean Next, basert på design thinking. UX-designere sørget for å lage de beste løsningene for sluttbrukerne. Innsiktsarbeid og designsprinter la fundamentet for brukersentrert løsningsdesign, utvikling basert på LEAN og DevOps, samt hyppige produksjonssettinger i skyen, prototyping og hyppige tilbakemeldinger fra brukere.
Med samme metode bistår vi kunden med workshoper for innovasjon, tester ut ny teknologi og realiserer lett oppnåelige digitaliseringsgevinster. Gjennom designdrevet innsiktsarbeid ble 25 prosesser i organisasjonen kartlagt og mange business caser definert.
Hvilken verdi gir dette?
Legemiddelverket og Sopra Steria har siden oppstart jobbet bevisst sammen om prosessforbedringer for å etablere et felles forvaltningsregime som sikrer forutsigbarhet og kvalitet i leveransene. Overtakelsen av applikasjonsporteføljen var vellykket, og overgangen fra to leverandører til Sopra Steria har resultert i en mer helhetlig arkitektur, gjenbruk av utviklet funksjonalitet, bedre samhandling og økt kvalitet. Et felles forvaltningsregime har også sikret forutsigbarhet og kvalitet i leveransene. Sopra Steria har brukt smidige metoder i forvaltningen, noe som gjorde funksjonalitet raskt tilgjengelig i testmiljøer for kunden. Forvaltningsavtalen har videre gitt grobunn for ytterligere digitaliseringsprosjekter som igjen vil bidra til videre gevinst.
Rammeavtalen sørger også for:
- Robust og stabil applikasjonsforvaltning - mange ressurser ble tidligere brukt på feilretting
- Velfungerende forvaltere og systemeiere i systemforvaltningen
- Robotautomatisering (RPA) viste hvordan teknologi og IT kunne brukes til forbedring av forretningsprosesser, løftet fagsiden og satt dem i førersetet for innovasjon og digitalisering
- Mer kostnadseffektiv utvikling, applikasjonsforvaltning og porteføljestyring
- Mindre teknisk gjeld og økt endringstakt
- Mer IT for samme budsjett
- Forvaltningsbudsjettet endret fra å bli brukt til stor grad av feilretting, og over til proaktive tiltak og utvikling av ny funksjonalitet
- Effektiv bruk av skyplattformer for å tilføre ny funksjonalitet og redusere teknisk gjeld
Fakta
Statens legemiddelverk er en etat under Helse- og omsorgsdepartementet og har ansvar for å sikre at legemidler som blir brukt i Norge er av god kvalitet, trygge å bruke og har ønsket virkning. Organisasjonen har cirka 320 ansatte. Siden 2000 har Norge deltatt i EUs legemiddelnettverk.